見積書・納品書・請求書の違いとは？書き方やタイミングもご紹介

営業プロセスの中で、提案やクロージングなどの場面で、見積書・納品書・請求書といった書類が必要になります。それぞれの書類に役割があり、顧客が提案を検討する・確認するために欠かせない書類です。

本記事では、営業活動で欠かせない見積書・納品書・請求書の違いやそれぞれの役割を解説します。書き方やタイミングもご紹介するので、営業マンはぜひ参考にしてみてください。

見積書・納品書・請求書の違い

見積書・納品書・請求書はどれも重要な書類ですが、書類の役割を混同しやすいでしょう。それぞれに役割に違いがあるので、見積書・納品書・請求書とは何かをまずご紹介していきます。

見積書

見積書は、商品・サービスにかかる費用を事前に伝えるための書類です。営業において、初めに必要になる書類で、顧客が商品・サービスを購入するかどうか比較・検討するために使われます。顧客によっては他社商品・サービスの提案を同時に受けている可能性があるので、詳細で正確な見積書であるほど検討がしやすく、自社商品・サービスを選んでもらえるでしょう。

また見積書を作成・提出するスピードも大切です。早く比較・検討したいにも関わらず、見積書がなかなか出てこないと、競合から遅れをとってしまうでしょう。できるだけ早く正確な見積書を提出することで、誠実さや丁寧さをアピールできます。

納品書

納品書は、契約が決まって商品・サービスを納品された時に発行する書類です。現物のある商品の場合は商品と一緒に、ソフトウェアなどの無形商品の場合は別途納品書を顧客へ送付します。

納品書には、購入した商品・サービスが正しいかを確認する役割があります。納品書に記された商品・サービス内容・金額・数量を納品物と照らし合わせることで、確かに納品されたことを確認できます。

請求書

請求書は、商品・サービスを納品した顧客に代金を支払ってもらうための書類です。請求書がないと代金が支払われないので、営業を完結するために必ず発行しなければいけません。

もし悪質な取引先だったとしても、請求書が証拠となるので、しっかりと購入代金を回収することができます。間違いなく購入代金を回収するためには、請求先や請求期日などを正確に記述するのが大切です。

見積書・納品書・請求書が必要になるタイミン

見積書・納品書・請求書は役割が異なるので、必要になるタイミングもそれぞれ違います。それぞれの書類が必要になるタイミングを営業の流れで見ていきましょう。

1.顧客から商談や問い合わせなど見積もり依頼をいただく

2.見積書：依頼に合わせて見積書を作成・発行する

3.見積書の内容に承諾を得る

4.納品書：納品書を作成し商品と同封または別途送付する

5.納品書をもとに商品・サービスを確認する

6.請求書：請求書を作成・発行する

見積書は、商品・サービスを購入する前に作成・発行する書類です。見積書を参考にして契約を交わすかを検討した上で、内容に承諾を得ます。納品書と請求書はどちらも契約決定後に発行される書類で混同しやすいですが、納品書は確認用、請求書は支払い用と覚えておくと違いを理解できるでしょう。

見積書・納品書・請求書の書き方

見積書・納品書・請求書は、提案の検討や契約の確認などに欠かせないので、間違いなく記載・作成する必要があります。見積書・納品書・請求書の書き方をそれぞれしっかりおさえましょう。

見積書の書き方

見積書・納品書・請求書には、会社名や会社情報など共通部分も多いので、見積書の書き方と合わせて、まず基本的な書き方をご紹介します。

どの書類にも共通して必要な項目は、以下の通りです。

・会社名
・会社情報
・発行日
・顧客の会社名
・件名
・商品名
・商品の数量
・商品の単価
・商品の小計
・消費税
・合計金額
・備考欄

自社の会社名や相手先の会社名、商品名などはどの書類で必須項目です。見積書で書いて置くべき項目として、有効期限を記載しておくことをおすすめします。直前での金額変更や期間をあけての依頼などを防げるので、思わぬトラブルを防ぐことができます。項目と書き方は以下の表にまとめていますので、ぜひ参考にしてみてください。

自社の会社名	〇〇株式会社　〇〇 〇〇（担当者名）
自社の会社情報	住所・電話番号・メールアドレス
提出先の会社名	〇〇株式会社 御中
件名	〇〇のお見積り
有効期限	〇〇〇〇年〇月〇日
見積もり金額	金額を記載
発行日	発行日を記載
商品名	商品名をわかりやすく記載
数量	間違いないように記載
単価	1つあたりの金額を記載
金額	数量と単価を掛け合わせた金額を記載
小計・消費税・合計金額	それぞれの合計金額を記載
備考	納品先や納期などのメモを記載

納品書の書き方

納品書の書き方で気を付けたいのは発行日です。現物商品を顧客の元に直接納品する場合は納品書を発行した日で問題ありませんが、商品を発送で納品する場合は到着日を記載するようにしましょう。また備考欄については、基本的に伝えておきたいことを記入しますが、納品にあたって簡単なメッセージを書く場所に使っても良いです。

自社の会社名	〇〇株式会社　〇〇 〇〇（担当者名）
自社の会社情報	住所・電話番号・メールアドレス
提出先の会社名	〇〇株式会社 御中
見積もり金額	金額を記載
発行日	発行日を記載（配送の場合は到着日を記載）
商品名	商品名をわかりやすく記載
数量	間違いないように記載
単価	1つあたりの金額を記載
金額	数量と単価を掛け合わせた金額を記載
小計・消費税・合計金額	それぞれの合計金額を記載
備考	納品先や納期などのメモ・メッセージを記載

請求書の書き方

請求書は、見積書・納品書の項目に加えて、支払い先を記載する必要があります。備考欄を使って、振込先の銀行名や口座番号、口座名などを記載します。また確実に購入代金を回収するために、支払期限の記載も忘れずに行いましょう。

請求書の日付は、顧客の企業における請求月に影響されます。作成・発行日をそのまま記載するのではなく、何日と記載したらよいか顧客にしっかり確認してから記載しましょう。

自社の会社名	〇〇株式会社　〇〇 〇〇（担当者名）
自社の会社情報	住所・電話番号・メールアドレス
提出先の会社名	〇〇株式会社 御中
件名	〇〇のお見積り
支払い期限	〇〇〇〇年〇月〇日
請求金額	金額を記載
発行日	発行日を記載
商品名	商品名をわかりやすく記載
数量	間違いないように記載
単価	1つあたりの金額を記載
金額	数量と単価を掛け合わせた金額を記載
小計・消費税・合計金額	それぞれの合計金額を記載
備考	・振込先：銀行名、支店名、口座番号、口座名・支払い期限：〇月〇日

まとめ

見積書・納品書・請求書それぞれに役割があります。見積書は顧客の比較・検討のため、納品書は納品物の内容確認、請求書は支払いのためという違いがあります。役割の違いから必要になるタイミングも異なるので、営業プロセスと合わせて理解することが大切です。見積書・納品書・請求書それぞれの書き方を参考にして、正確な書類を作成・発行しましょう。