名刺管理ソフトのメリット・デメリットや選び方を解説！おすすめ名刺管理ソフト3選も

展示会やセミナー、イベントなどで顧客と接点があると、名刺をもらう機会も多いでしょう。名刺は営業につながる重要なものですが、デスクのなかに名刺が散乱している、束になったまま眠っているという状況がないでしょうか？そこで活用したいのが、名刺管理ソフトです。

本記事では、名刺管理ソフトのメリット・デメリットや選び方、おすすめ名刺管理ソフトをご紹介します。名刺を効果的に活用できていない企業はぜひ導入を検討しましょう。

名刺管理ソフトの導入メリット・デメリット

営業担当者が個人で名刺を管理していたり、ルールが決まっていなかったりすると、名刺を有効に活用することは難しくなります。そこで名刺管理ソフトを導入すれば、名刺管理に多くのメリットがあります。メリットと合わせてデメリットもしっかりおさえていきましょう。

【メリット】名刺管理の効率化

名刺管理ソフトを導入すると、名刺をデータ化して保管できるので、名刺管理を効率化できます。紙の名刺を管理するためには、ファイリングやボックス管理、インデックス付けなどに時間がかかり、結果名刺管理の癖が付かず、放置される傾向があります。

名刺管理ソフトなら、名刺の読み込みや撮影だけで、顧客情報が蓄積されます。名刺管理に使っていた時間を他の業務に充てられるので、効率ともに営業の質向上にもメリットがあります。

【メリット】名刺の管理・共有

名刺の取り扱いでありがちなのが、管理の属人化です。もらった名刺を営業マン個人の管理に任されているがために、管理がおろそかになり、名刺の活用が困難になります。また確度の高い名刺だったとしても、営業マン個人しか在処を知らないので、機会損失を起こすでしょう。

名刺管理ソフトがあれば、組織で名刺管理に取り組むことができます。もらった名刺のデータ化が習慣になれば、属人化を防ぎ、名刺情報を共有して効果的に営業に活用可能です。

【メリット】名刺を無くさず管理できる

名刺を紙のまま管理していると、紛失するおそれがあります。デスクに名刺が散らばっていたり、移動先でなくしてしまったりすることもあるので、名刺管理ソフトでデータとして管理するのがおすすめです。

名刺をなくさずに管理できると、必要な時に検索しやすくなります。アプローチをかけたいタイミングで名刺を確認できる点が魅力です。また情報漏洩のリスクをおさえるメリットもあります。なくした名刺が悪用されることはないとは言えないので、名刺管理ソフトでの管理がおすすめです。

【デメリット】名刺をデータ化する手間がかかる

名刺管理ソフトで名刺をデータ化するためには、スキャンなどの作業が必要で、手間がかかります。1日に何枚も名刺をもらう営業マンの場合は、データ化に時間をとられるというデメリットがあります。手間を理解した上で、データ化の時間を確保したり、担当を決めたりするなどの対策が必要です。

名刺管理ソフトの選び方

名刺管理をより効率化するためには、自社に合った名刺管理ソフトを選ぶ必要があります。名刺管理ソフトを選ぶ上で気を付けたいポイントをご紹介していきます。

読み取り方式をチェック

名刺管理ソフトによって、名刺のデータ化の方法が異なります。スキャナで読み取る方式やスマートフォン・デジタルカメラと連携する方式があるので、使いやすさで最適な方式を選びましょう。

スキャナ方式は、名刺を次々に読み込めて、データ化の手間が少ないのが特徴です。一方、スマートフォン・デジタルカメラ方式は、写真を撮る手間がかかるものの、スキャナがなくてもどこでも作業できます。オフィスではスキャナで、外出先ではスマートフォンでといったように、使い分けたい場合はどちらにも対応した名刺管理ソフトを選びましょう。

セキュリティ性も要チェック

名刺には、顧客の所在地や連絡先など多くの情報が詰まっています。紙の名刺のまま管理するよりもリスクが少ないとはいえ、ネット経由で漏洩しないとは言えません。

情報漏洩リスクを最小限にするためには、セキュリティにこだわった名刺管理ソフトを選びましょう。パスワードロック機能や閲覧権限の設定などが使える名刺管理ソフトがおすすめです。

多言語に対応しているか

海外の顧客と接する機会が多い企業なら、多言語に対応した名刺管理ソフトが必要です。英語はもちろん、中国語や韓国語に対応した名刺管理ソフトもあるので、自社にどのような顧客がいるかを把握した上で、対応している言語をチェックしましょう。

おすすめ名刺管理ソフト5選

名刺管理ソフトの中でも、おすすめしたい名刺管理ソフトをピックアップしました。名刺管理ソフト選びで悩んでいる方は、自社に合った名刺管理ソフトを見つけましょう。

スマート名刺管理

スマート名刺管理は、パソコン・スマートフォンどちらからでも名刺をデータ化できるのが特徴です。オフィスや自宅、外出先に関わらず、データ化できるので、名刺管理の手間を省けます。また、スマート名刺管理は別途アプリをダウンロードすることで、24ヵ国に対応させられるので、海外顧客を対象にしている企業にも適しています。

やさしく名刺ファイリング PRO

やさしく名刺ファイリング PROでは、スキャンした名刺情報をデータベース化できます。作成したデータベースは、クラウドサービスと連携することで、パソコンやスマートフォンから確認できるので、必要な時にすばやく確認できます。またExcelファイルやCSVファイルに出力できるので、宛名印刷やメール配信などに役立てられます。名刺情報の管理に優れた名刺管理ソフトを探している企業におすすめです。

本格読取 おまかせ名刺管理3

本格読取 おまかせ名刺管理3は、アプリとの連携に優れています。ScanSnapから名刺データの取り込みを行ったり、Evernoteにデータをアップロードしたりできます。また地図検索ソフト「ゼンリンデータコム　デジタル全国地図」と連携できるので、名刺データと地図を紐づけられます。アプリでより名刺管理を効率化したい場合に活躍するでしょう。

まとめ

名刺管理ソフトを導入すると、紙のままでの名刺管理にありがちだった名刺の紛失や探しにくさを解消し、名刺を営業に活用しやすくなります。名刺管理ソフトを選ぶ上では、読み取り方式・セキュリティ性・外国語対応といった3つのポイントに注目しましょう。おすすめ名刺管理ソフトを参考にして、自社の名刺管理を効率化・活性化させてみてくださいね。