営業に手紙が効果的？メリットや種類、文例、成果を出すコツまで解説

営業手法には、テレアポやメール、SNSなど様々な方法があります。デジタルなアプローチが主流になっていますが、主流になっているからこそ飽和しているとも言えるでしょう。そこで営業手法として活用したいのが手紙です。

今回は、営業活動として手紙を送るメリットや手紙の種類、文例、成果を出すコツまで詳しく解説します。現在の営業手法で成果が出ずに悩んでいる方はぜひ参考にしてみてくださいね。

営業活動としての手紙を送るメリット

手紙はアナログなアプローチであり、「本当に効果があるの？」「そもそも見えてもらえるの？」といった疑問を持っている方も多いのではないでしょうか。

手紙で行う営業には、手紙だからこそ得られるメリットがあります。手紙営業のメリットを理解して、営業手法を再検討してみましょう。

コロナ禍で顧客と接触する機会が減っている

これまで営業活動として、顧客を訪問したり、面談をしたりして直接アプローチすることができていました。直接的なアプローチに加えて、電話やメールなどをすることによって、効率よく営業活動に取り組めていたことでしょう。

しかし、新型コロナウイルス感染症の拡大によって、これまで通りの営業活動をすることが難しくなり、苦戦を強いられている企業も増えています。顧客と接触する機会が減ることによって、顔を合わせて関係を作りにくくなり、営業の成果に悪影響を与える可能性が高いです。

コロナ禍では、電話やメール、問い合わせフォームなど間接的なアプローチが主になっていますが、どの企業もそれらの方法にシフトせざるを得ないので、これまでよりも埋もれやすくなっています。

顧客と直接会うのが難しくなっている今、いかに興味を持ってもらい、顧客と関係づくりができるかが営業手法に求められているのです。

メールやSNSでのアプローチと差別化できる

コロナ禍という時代背景もあり、メールやSNSなどのデジタルなアプローチは飽和している状態です。営業をしようとしている相手には、毎日何百通のメールが届いているということも少なくないでしょう。

多くのメールに埋もれてしまう可能性が高いので、目に留まるアプローチに変える必要があります。そこで、デジタルなアプローチと差別化しやすいのが手紙です。一見、アナログな方法に感じる手紙ですが、受け取る相手にとっては「今時手紙？どんな内容だろう？」と興味を持ってもらえるでしょう。

便利なデジタルツールではなく、手紙で手間をかけた手紙だからこそ気持ちが伝わることもあるはずです。営業でメールを送っていたシーンとして、新規営業メール、お礼メール、フォローメールなどを手紙に置き換えるだけでも、インパクトのあるアプローチになり、デジタルなアプローチよりも勝率アップを期待できます。

営業に活用する手紙の種類・文例

手紙といっても、営業活動のシーンによって目的や内容が異なり、いくつかの種類に分けられます。

以下でご紹介する3つの種類を参考にして、それぞれの特徴をおさえていきましょう。

・新規顧客への営業レター

・顧客へのお礼の手紙

・退職や引継ぎの手紙

新規顧客への営業レター

新規顧客への営業レターは、いきなり面談のお願いをするのではなく、自社が何者かを伝えるのがポイントです。企業プロフィールやサービスなどを簡単に紹介し、もし興味があったら連絡をいただけるように、きっかけづくりを意識しましょう。

（時候の挨拶）はじめまして。突然のお手紙になってしまい申し訳ございません。 私は、〇〇株式会社の〇〇 〇〇と申します。弊社は、〇〇を取り扱う企業でございます。 〇〇というサービスを提供しており、〇〇や〇〇といった課題や悩みを持っている企業様のお役に立ちたいという思いで、この度連絡させていただきました。 もしご興味がありましたら、詳しくご案内させていただけないでしょうか。お手数をおかけしますが、ご検討頂けますと幸いです。 何卒ご検討よろしくお願いいたします。 （結語）

顧客へのお礼の手紙

お礼の手紙を送るシーンには、面談をしていただいたとき、セミナーに参加してもらったとき、問い合わせをいただいたときなどが想定されます。

何に対しての手紙かを伝えるために、まず感謝の気持ちを書くのがポイントです。お礼の手紙の文例をチェックしていきましょう。

（時候の挨拶） 先日訪問させていただきました、〇〇株式会社の〇〇 〇〇でございます。 お忙しい中お時間をいただき誠にありがとうございました。 ご紹介させていただきました〇〇について、もし不明点がありましたら気軽にご相談いただけると幸いです。 面談にありましたように、〇月〇日に確認の連絡をさせていただきますので、何卒よろしくお願いいたします。 （結語）

担当者の退職や異動にともなう引継ぎの手紙

付き合いのあった顧客に対しては、退職や異動にともなって引継ぎの手紙を送りましょう。これまでの感謝やこれからに関するメッセージなどを含めれば、担当者が変わることへの不安を解消でき、今後も付き合いを続けられるきっかけになるでしょう。

引継ぎの手紙の文例は以下の通りです。

（時候の挨拶） はじめまして。〇〇株式会社の〇〇 〇〇と申します。 前任の代わりに担当することになりましたので、お手紙にてご挨拶させていただきます。私自身、貴社の製品を使用させていただいておりまして、今回担当させていただけることを大変ありがたく思っております。 貴社の力になれるよう努力いたしますので、前任の〇〇と同様にご指導いただけると幸いです。 何卒よろしくお願いいたします。 （結語）

営業に手紙を活用するときの書き方のポイント

営業で手紙を活用するメリットや種類をおさえたところで、書き方のポイントを解説していきます。

解説する書き方のポイントは、以下の5つです。

・手紙の冒頭にタイトルをつける

・時候の挨拶から書き始める

・手紙を送った目的や何者なのかを端的に伝える

・自社が提供できる価値を具体的に伝える

・締めの文章でまとめる

手紙の冒頭にタイトルをつける

手紙を送り目を通してもらうためには、端的に何をお願いする手紙なのかを書くことが大切です。いきなり本文に入ってしまうと、いつも手紙を受け取っている相手ならば、ありきたりな手紙としてスルーされてしまうかもしれません。

そのため、手紙の冒頭にはタイトルをつけるのがポイントです。タイトルの例としては、「ご面会依頼の件」「ご面談の依頼につきまして」「〇〇のご案内」などがあります。タイトルがあることによって、受け取った相手にとってはどんな手紙なのかが一目でわかるので、手に取りやすくなるでしょう。

時候の挨拶から書き始める

営業活動にもマナーがあるように、手紙を送る際にも最低限守りたいマナーがあります。手紙のマナーとして、手紙の書き出しは時候の挨拶から始めましょう。時候の挨拶とは、季節に合わせた挨拶のことで、日本における手紙の習慣となっています。

時候の挨拶は、季節ごとにいくつかの挨拶がありますので、送るタイミングに合わせた挨拶を記すことが大切です。

月ごとの主な時候の挨拶をご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

・1月：寒中には珍しく、うららかな日が続いております

・2月：寒さの中にも春の足音が聞こえてきます

・3月：桃の節句も過ぎ、すっかり春めいてまいりました

・4月：花の盛りもいつしか過ぎて、葉桜の季節を迎えました

・5月：夏を思わせる陽ざしに、早くも日陰が恋しいようです

・6月：あじさいの花が日ごとの長雨に色づいて

・7月：梅雨明けの暑さひとしおでございます

・8月：立秋とは名ばかりの暑い日が続いています

・9月：萩の花が風にゆれる頃

・10月：木犀の香りがほのかに漂って

・11月：落ち葉が風に舞う頃となりました

・12月：荒涼たる冬となり

「年賀状・暑中見舞いドットコム　時候の挨拶・季節の挨拶」https://www.nengasyotyuu.com/bunrei/zikou/

手紙を送った目的や何者なのかを端的に伝える

本文では、相手に興味を持ってもらうためには、最初の3行がとても重要です。最初の3行で手紙を送った目的や自分が何者なのかを端的に伝えましょう。

ここで重要になるのが、なぜ送ったのか、なぜ今なのか、なぜあなたになのかなど、なぜを伝えることです。自分が何者かを伝えた後に、なぜを意識して手紙を送った目的・理由を書きましょう。

以下のような3行を意識して、書き出しを完成させましょう。

（時候の挨拶） はじめまして。私、〇〇株式会社の〇〇 〇〇と申します。 この度は、貴社のホームページを拝見させていただき、弊社のサービスがお力になれるとお見受けしました。 貴社で〇〇に携わる〇〇様に対して、〇〇を実現する弊社のサービスをご紹介させていただく、手紙を送らせていただきました。

自社が提供できる価値を具体的に伝える

手紙の内容を見て、面談や問い合わせなどを検討してもらうためには、自社のサービスがどのようなメリットを与えるかを伝える必要があります。

自社のサービスがどのようなものかをただ伝えるだけでは、導入したときのイメージが湧きにくく、具体的な行動にはつながらないでしょう。

自社が相手に対してどのような価値を提供できるのかをより具体的に伝えるのがポイントです。これまでの実績やサービスが実現できる結果などを具体的な数字を用いて伝えると、サービスに興味を持ってもらいやすくなります。

締めの文章でまとめる

締めの文章では、手紙をまとめるだけでなく、次回連絡する日付や面談の可否などを伺う文面を入れましょう。

面談の可否を考えてもらうことと、可否を伺うために連絡する日付を記載することによって、連絡をしたときにすぐに結果を知ることができます。日付通りに連絡するだけでも、誠実な印象を与えられるでしょう。

面談の可否がわかることによって、結果がわからないまま手紙を送り続けたり、相手にしつかい印象を与えたりすることがなくなり、工数を減らすこともできます。

営業に手紙を使い成果を出すためのコツ

営業に手紙を活用することによって、得られる効果は多いですが、どんな手紙でも良いというわけではありません。

また、他の営業手法と同じく、一時的ではなく継続して取り組むことが前提です。3つのコツを実践して、手紙営業を成功させましょう。

・何で手紙を送るかも重要

・売り込みではなく関係づくりを意識する

・短期的な結果を求めない

何で手紙を送るかも重要

手紙の内容だけでなく、どのような方法で手紙を送るかも重要です。手紙を送る方法としては、料金後納郵便、窓あき封筒、会社名の入った封筒、宛名シール、はがきなどがあります。

一般的な手紙をご紹介しましたが、これらは他の企業も使っている可能性が高く、見られないまま埋もれてしまうでしょう。

手紙の見た目で目を惹き、手に取ってもらうには特別感のある手紙を送るのがポイントです。例えば、和紙でできた高級感のある封筒や限定の切手などを使うと、他の手紙と差別化することができます。

差別化するためには費用もかかりますが、1件契約を取ることができれば、大きなリターンを得られるので、手間やコストを惜しまず手紙を用意しましょう。

売り込みではなく関係づくりを意識する

営業は成果を上げることが重要ですが、手紙でいきなり売り込みをしてしまうと、相手は途端に白けてしまうリスクがあります。「資料請求をお願いします」「キャンペーンを行っていますのでぜひ」といった文章はNGです。

まずは関係づくりを意識して、売り込みではなく、相手にとって有益な情報を提供しましょう。お役立ち情報などを継続的に発信することによって、信頼や興味が生まれてくるはずです。

短期的な結果を求めない

テレアポやメール、SNSなどのアプローチもすぐに結果が出ないように、手紙も継続したアプローチが必要になります。短期的な結果を求めて売り込みが強くなると、営業は失敗となるでしょう。

長期的なアプローチを前提として、一度で終わらせず、年単位で手紙を送り続けて関係をつくることが重要です。

まとめ

コロナ禍で顧客との接点を持ちにくくなっているからこそ、アナログな手紙で差別化することが大切です。冒頭のタイトルや時候の挨拶、手紙の目的や何者かを端的に伝えること、提供できる価値を伝えるといったポイントをおさえることで、より効果を期待できます。

封筒の種類や関係づくりを意識すること、長期的なアプローチするといったコツもおさえて、営業に手紙を取り入れてみましょう。