アポメールのポイントと例文を解説！メールでアポイントを取ろう

営業活動のシーンで、メールでアポイントを打診する場合があります。テレアポと違い、文面だけで内容を伝えなければいけないので、気持ちが伝わらなかったり、日程の理解が食い違っていたりするおそれがあります。

そこで本記事では、アポメールのポイントや例文をご紹介します。アポメールに対する返信のポイントもご紹介するので、メールでの営業活動に活かしてみましょう。

アポメールのポイント

アポメールで意識したいポイントは、件名・宛名・本文の3つです。また日程の提示も重要になるので、日程調整のポイントもしっかりおさえてアポメールを作成しましょう。

件名で内容を伝える

アポイントにつながらないアポメールの特徴として、一目見て何のメールかわからないメールが挙げられます。ターゲットには、自社以外にも多くのメールが届いているはずです。チェックをする時間も限られているので、必要なメールをまず開くでしょう。

そのため、どのような内容のアポメールなのかが一目でわかる件名が重要です。「〇〇株式会社　〇〇（名前）　来週の打合せのご相談」「ご挨拶のお願い　〇〇株式会社　〇〇（名前）」のように、どのようなメールか、誰からのメールかわかるような件名を意識しましょう。

宛名を忘れずに入れる

メール内容でまず記載するのが宛名です。誰へのメールかを明らかにするために必要で、会社名と相手の名前を「〇〇株式会社　〇〇 〇〇様」のように宛名を入れましょう。相手の担当部署がわかっている場合は、名前の前に入れるとより丁寧な宛名になります。

本文はわかりやすく簡潔にまとめる

アポメール本文は、まず挨拶から記述します。「お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇でございます。」のように簡単な挨拶から始めます。

肝心の本文ですが、なぜアポメールを送ったのかをはっきりと書きましょう。相手にとって、理由もなくアポメールには不信感を覚え、失礼と捉えかねません。何でターゲットを見つけて、なぜアポメールを送ったのかをはっきりさせることで、納得してアポメールを確認できます。

また理由を記述する際に、アポをとろうと意気込むあまり書きすぎる場合があります。商品・サービスの内容や自分が何者かを詳しく書きすぎると、かえって何を伝えたいかがわからなくなります。アポメールの目的を簡潔にまとめて伝えることが大切です。

日程を複数提示する

アポメールの目的はアポイントをとることで、日程調整もメールに入れます。アポイントの候補日が1日だけだと折り合いがつかない場合が多いので、3～4つの日程を提示するのがおすすめです。いつまでに返事をもらいたいか指定しておくと、返信率が上がり、アポイントする側のスケジュールも立てやすくなります。

相手のスケジュールを優先するために、「ご都合の良い日をご提示ください」とするのはおすすめではありません。日程調整をする負担をかけ、返信がなかなか来ない場合もあります。

アポメールの例文

アポメールのポイントをおさえたところで、具体的な書き方・例文をご紹介します。件名・本文にわけてご紹介するので、順番にアポメールをつくっていきましょう。

件名の例文

件名は、会社名・送信者名・簡潔な内容のセットで記述します。一目で内容がわかることが大切なので、内容の部分が長くならないように注意しましょう。主な例文は以下の通りです。
・〇〇株式会社　〇〇（名前）　ご挨拶のお願い
・〇〇株式会社　〇〇（名前）　ご訪問のお願い
・〇〇株式会社　〇〇（名前）　打合せ日程のご相談
・〇〇株式会社　〇〇（名前）　来週の打合せのご相談

本文の例文

本文は、わかりやすく簡潔な内容がベストです。アポメールを送った経緯や複数日程の提示なども盛り込み、どのようなメールなのか、いつアポイントを予定しているのかをしっかり伝わる内容にしましょう。

また、アポメールを送るタイミングによって内容が変わってきます。資料請求や問い合わせなどにタイミングに合わせて、件名・本文を変えることが必要です。以下の例文を参考に、アポメールを作成してみてください。

件名：〇〇株式会社　〇〇

〇〇株式会社　〇〇部　〇〇様

お世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇と申します。

先日は、資料請求のご依頼いただき、誠にありがとうございます。
もし可能であれば、直接お渡しさせていただければと考えております。

下記日時で、30分程度お時間いただくことは可能でしょうか？
・〇月〇日
・〇月〇日
・〇月〇日

上記の日程でご都合が合わなければ、〇〇様の希望の日程で調整させていただきます。
お忙しい中恐縮ですが、〇月〇日までにご返信いただけると幸いです。
ご検討よろしくお願いいたします。

アポメールに対する返信のポイント

アポメールでもっと話を聞きたいと思ってもらえると、顧客から返信メールが来るでしょう。アポメールはアポを取るまでが重要です。アポイントを決めるための返信のポイントを説明していきます。

日程を提示してもらった場合は日時を確認する

アポメールに対して、返信がきて、日程を提示してもらったら、再度メールを送りましょう。内容は、日程を検討いただいたお礼と日程の確認を記述します。万が一認識のズレがあっても、確認メールで修正できるので、ミス防止にも効果的です。例文を以下に紹介していますので、ぜひご覧ください。

件名：〇〇株式会社　〇〇

〇〇株式会社　〇〇部　〇〇様

お世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇と申します。
日程をご検討いただきありがとうございます。

下記のような日程で訪問させていただきます。
・日時：〇月〇日
・場所：〇〇
・担当：〇〇　〇〇　計2名

当日よろしくお願いいたします。

アポイント前日に再度確認しておく

アポイント内容によっては、訪問までに時間が空いている場合もあるでしょう。顧客側でスケジュールが抜けている可能性はゼロではないので、アポイント前日に確認のメールを入れておくのがおすすめです。こちらも下記の例文を参考にしてみましょう。

件名：〇〇株式会社　〇〇

〇〇株式会社　〇〇部　〇〇様

お世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇と申します。

明日の訪問について、確認のため連絡させていただきました。

明日〇月〇日〇時に、訪問させていただきます。
当日よろしくお願いいたします。

まとめ

アポメールを作成するときは、件名・宛名・本文それぞれでポイントを意識しましょう。件名は一目で内容がわかるように、宛名は部署まで記述して丁寧に、本文は簡潔にまとめてわかりやすくを意識すると、アポイントにつながるアポメールになります。

またアポメールの返信に対しては、日程の確認メールを送りましょう。アポイントまで期日がある場合は直前の確認メールも大切です。アポメールのポイントや例文を参考にして、アポイントを確実に獲得しましょう。