受注管理の効率化と受注管理システムについて徹底解説

販売管理をしていく中で、受注管理は重要なポイントとなります。
受注管理を上手く行っていかないなら、その後の売り上げ管理や請求管理に問題が発生します。
企業の業務がスムーズに回らないだけではなく、顧客に迷惑をかけることさえあります。
会社の運営を滞りなく進めていくために受注管理の効率化は必須です。
どのように受注管理を行うべきなのか、便利な受注管理システムがあるのかどうかを取り上げています。

受注管理について知っておこう

受注管理とは顧客から受けた注文を記録し、注文書を作成したり発行したりすることです。
この業務は顧客から注文が入ったときから始まります。
注文内容を受注台帳に記録し、在庫があればそのまま発送します。
もし在庫がない場合には取引先への発注作業をしていかなければなりません。
扱っているプロダクトが膨大なときには、在庫の引き当てに時間がかかることがあります。
在庫から発送するにしても発注してから発送するにしても、顧客に納期の返事をしなければなりません。
受注管理がきちんと出来ていないと、納期に誤差が出ることがあるので気をつけましょう。
プロダクトを受注生産している場合には、より正確な納期の説明が必要となります。

受注管理が特に必要なのはEコマースなの?

Eコマースにおいて受注管理業務は非常に大切です。
なぜならBtoBと違い、Eコマースは個人が相手になるからです。
BtoCのサービスにおいて納期などはよりシビアに評価されます。
納期より遅れて納品するとクレームになりますし、受注間違いがあるとレビューですぐに他の人たちに知られてしまいます。
そのため、受注を受けたらすぐに返信メールで内容の確認をしたり、納期の確認をしたりすることが大切です。
Eコマースでは商品の在庫数をサイトに表示するようにすることや、予想される納品日を提示しておくことも重要になってきます。
納品日も2，3営業日かかるなど、少し曖昧にしておくならクレームになりづらいです。
支払いに関する情報をやりとりする際にも注意しなければなりません。
振込先の情報が正確で無いと、後から大きな問題になることがあります。

受注管理の業務の流れをチェック

一般的な受注管理の業務の流れを詳しくチェックしておきましょう。
まずはECサイトや電話で注文を受け、出荷管理システムを確認します。
出荷管理システムには在庫があるかどうか、いつ顧客に発送できるかなどの情報が表示されます。
できるだけ早く発送するために、在庫をある程度持っていなければなりません。
実は受注管理を上手にするためには、在庫管理のスキルが必要となります。
ニーズの高いプロダクトは多めに在庫を持っておき、需要がないプロダクトは少量の在庫に抑えておくことが必要なのです。
多く在庫を持つ商品と、少なく持っておく商品の見極めには高いスキルや長年の経験が必要となります。

注文を受けたなら二つのメールを送ることを忘れないでください。

★確認メール
★発送メール

まずは注文を受けたことを確認するメールです。
このメールを送ることで、注文内容の行き違いを防げます。
発送メールを送るなら顧客から催促の連絡が来ることを防ぐことが出来ます。

受注管理システムが出来ることとは?

受注管理や在庫管理をするスキルや経験が足りないと思うならどうしたら良いでしょうか。
起業したばかりだったり、事業規模が小さくて受注だけに関われる社員がいなかったりするときにはサポートが必要となります。
受注管理システムを導入するなら、会社に足りない効率の良い受注管理をしていけます。
このシステムで出来ることは、顧客が入力した受注データをすぐに会社の受注画面に反映させてくれることです。
注文内容に応じて在庫の引き当ても瞬時に自動で行います。
顧客に送る注文書や注文メール、または見積書などの作成も自動でしてくれます。
予想される納期の期限も顧客に送信します。
在庫管理をしている部門や発注先にすぐに準備をする指令を出したり、注文内容を会社の台帳に記録したりもしてくれるのです。
発注後に入金があったら、消込を自動でしてくれるようにもプログラムされています。
受注管理システムを導入するだけで、かなりの業務を減らすことが出来ます。

受注管理システムの注意点も紹介

受注管理システムを導入する際の注意点についても説明します。
一般的な受注管理システムには二つの種類があります。

★独立型
★総合型

独立型の受注管理システムは、受注業務だけに特化しています。
在庫管理や出荷管理の業務をこなすようにはプログラムされていません。
もし独立型の受注管理システムを導入するなら、すでに自社で使っている在庫管理や出荷管理のシステムと連携できるシステムかどうかを確認してください。
連携できないシステムなら効率よく業務をこなしていけません。

総合型は受注に加えて、在庫管理や出荷管理もすべて同じシステム上で動きます。
既存のシステムと連携するかどうかなどを心配する必要がありません。
簡単に業務を効率化したい場合には、総合型を導入するのがおすすめです。
しかし、システム導入に必要なイニシャルコストは独立型より高くなることを覚えておいてください。

受注管理をサポートしてくれる人気サービスの特徴

多くの企業に人気の受注管理システムの特徴をまとめてみました。
総合型を導入したいけれどイニシャルコストが高くなるのはつらい、といった会社に人気なのがクラウド型のシステムです。
クラウド型の受注管理システムは、社内に機械を設置したりすべてのパソコンにソフトをインストールしたりする必要がありません。
導入のための手間がかからないのが大きな特徴です。
インターネット環境さえあれば、どんな端末でも受注管理システムへアクセスできます。
しかも定期的にシステムがバージョンアップされるため、セキュリティの高さを維持できます。
最新のシステムを使い続けられるのも魅力的な特徴です。

導入した受注管理システムを成功させる秘訣

導入した受注管理システムを成功させる秘訣は何でしょうか。

業務手順を見直す

どんなに優れたシステムを導入しても、会社の業務手順が複雑なら意味がありません。
システムを活かせるようなシンプルな業務手順を作るようにしてください。
顧客だけではなく、働く社員がストレスなく業務を行える手順を作成するようにしましょう。

関係部署とのコミュニケーション

関係部署とのコミュニケーションも欠かせません。
新しいシステムを使いこなせるように、担当者とよくコミュニケーションを取ってください。
システムを導入することによって受注業務に関わる社員の数が減ります。
配置換えになった社員がモチベーションを保てるようにケアをすることも怠らないようにしましょう。

受注管理が効率的に出来ないとクライアント企業や消費者からの信頼を失います。
違う商品が届いたり、納品日までに商品が届かなかったりするトラブルが発生します。
上手に受注管理をしていくには、確認メールをすぐに送ることや発送メールを送ることが必要です。
在庫管理や出荷管理の業務フローをシンプルにしておくことも必要となります。
適切な在庫管理が出来ているなら納期までの時間を短くし、顧客を待たせることがありません。
無駄のない管理をするためには高いスキルが必要ですが、それが難しいと感じるなら受注管理システムを使うことをおすすめします。
クラウド型の受注管理システムはイニシャルコストを抑えつつ、受注に関係するすべての部分を管理できるので人気がありますよ。