営業はお礼メールで次につながる!書き方やポイントを解説

営業活動では、顧客との信頼関係の構築が欠かせません。信頼関係をつくる方法として、しっかり活用したいのがお礼メールです。訪問後や展示会後などのお礼メールを面倒がらずに送ることで、感謝を伝え好印象を与えられるでしょう。

本記事では、営業が送るべきお礼メールの書き方をご紹介します。お礼メールが大切な理由や送るべきシーン、ポイントなども解説するので、参考にしてお礼メールを作成・送信しましょう。

営業が送るお礼メールが大切な理由

「お礼メール1通で何か変わるの?」と感じる営業マンもいるかもしれません。確かに営業マンには多くの業務があり、お礼メールを送るのは面倒に感じるでしょう。ですがお礼メールには信頼関係づくりに欠かせないものなので、なぜ大切かをまず解説していきます。

信頼関係の構築につながる

営業側は業務として訪問していますが、顧客側は本来の業務がある中、時間を割き対応してくれています。当然忙しい中訪問させてもらったことに対して感謝すべきですよね。お礼メールは、感謝を伝えるとともに、信頼関係をつくるツールでもあります。

一見お礼メールを送るのは当たり前のように思えますが、お礼メールを送ると送らないでは大きな差が生まれます。お礼メールがないことが無礼ととられ、信頼関係がつくれず失注に終わることもあるでしょう。お礼メールを忘れずに送ることで、丁寧な印象やしっかり考えてくれていることを伝えられ、信頼関係がつくられていきます。

訪問先に印象付ける

お礼メールは感謝を伝えるだけではありません。テンプレートではなく顧客に合った言葉でお礼メールを送れば、顧客に自社を印象づけることができます。どの企業にでも送っているメールではないことがわかり、信頼関係が深まるでしょう。

もしお礼メールが遅れてしまったり、テンプレートだったりしたら、商談の印象を薄れてしまいます。商談の印象が残っているうちに良い印象を定着させることが大切です。

次の訪問につながる

営業は、一度の訪問で終わらせず、継続して信頼関係をつくる必要があります。お礼メールは、次の訪問につなげる役割も持っています。例えば、商談で課題をもらったなら、お礼メールで検討して連絡する旨を伝えるなど、真摯に課題を受け止め顧客を考えている姿をアピールできます。

他にも、商談で話題になった会話に対する感想などを盛り込むのもおすすめです。商談の様子が記憶に残りやすく、次の訪問でスムーズに商談に入っていけるでしょう。

営業がお礼メールを送るべきシーン・書き方

営業がお礼メールを送るべきシーンには、商談後・展示会、セミナー後などのシーンが想定されます。必要なシーンを理解するとともに、シーンに合った書き方をマスターしていきましょう。

お礼メールの基本

まずお礼メールの基本形をおさえましょう。お礼メールの構成は、件名・本文・署名の3つです。

件名は、会社名+名前+内容のセットで書きます。本文については、お礼・商談についての感想・次回についての3つを意識して簡潔にまとめましょう。基本をおさえた上で、営業訪問後・展示会、セミナー後にわけて書き方・例文をご紹介していきます。

営業訪問後

営業訪問後のお礼メールは、初めての訪問、2度目の訪問などタイミングによっても異なります。商談によっては顧客から課題をもらうこともあるので、その際はメールにいつまでに検討・連絡するかを明記しましょう。商談についての感想は、商談内容だけでなく、会話で印象に残ったことなども盛り込み、自分の言葉でまとめるのがポイントです。

件名:〇〇株式会社 〇〇(名前)ご面談のお礼

株式会社〇〇〇〇 〇〇部 〇〇様

本日訪問させていただいた〇〇株式会社の〇〇とです。

本日はお忙しい中、貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。

〇〇様から貴重なご指摘いただき、新たな視点を見つけることができ、大変感謝しております。

ご指摘について、十分に検討し来週の月曜日までに連絡させていただきます。

その際、次回の日程も相談させていただけると幸いです。

まずは取り急ぎお礼まで。

〇〇株式会社 〇〇部 〇〇 〇〇(名前)

連絡先:xx-xxxx-xxxx

住所:-

展示会・セミナー後

展示会・セミナー後で名刺をもらったら、訪問していただいた感謝を伝えましょう。また問い合わせにつなげられるように、商品ページのURLなどを添付しておくと、より丁寧なお礼メールになります。


件名:〇〇株式会社 〇〇(名前)ご来場のお礼
株式会社〇〇〇〇 〇〇部 〇〇様

お世話になっております。
「〇〇」(展示会またはセミナー)で案内させていただきました〇〇株式会社の〇〇と申します。

先日は、「〇〇」にご来場いただき誠にありがとうございました。
〇〇様のお悩みを聞かせていただきありがとうございます。

こちらは弊社ブースで展示していた商品ページとなります。
「」URL
「」URL

機会がありましたら、〇〇様にご提案させていただければと思います。
また、何か気になる点がありましたら、お気軽にご連絡くださいませ。
引き続きよろしくお願いいたします。

〇〇株式会社 〇〇部 〇〇 〇〇(名前)
連絡先:xx-xxxx-xxxx
住所:-

営業がお礼メールを送る際のポイント

お礼メールは内容ももちろん重要ですが、送信するタイミングや気持ちの伝え方などを意識することで、より感謝が伝わりやすくなります。お礼メールで意識したい4つのポイントをご紹介します。

訪問後24時間以内の送信がベスト

お礼メールを送るタイミングは、訪問後24時間以内がベストです。それ以上時間が経過してしまうと、商談の印象が薄れてしまったり、企業によって失礼ととられたりするので注意しましょう。

また、お礼メールを送る時間帯も重要です。深夜や早朝などは担当者に迷惑をかけてしまうかもしれません。夜遅くの商談であったら、次の日の始業後に送るのがおすすめです。

一目で内容がわかる件名を意識する

企業によっては、自社だけでなく、他の企業からアプローチを受けていたり、メールのやり取りをしていたりするので、お礼メールが埋もれてしまうおそれがあります。お礼メールをしっかり読んでもらうためには、受信欄でわかるように件名に注意しましょう。

一目で内容がわかるように、お礼メールの件名を「〇〇株式会社 〇〇 〇〇(名前) 訪問のお礼」といったように、簡潔に伝えることが大切です。

テンプレート化せず自分の言葉で気持ちを伝える

お礼メールが面倒だからといってテンプレートを使ってしまうと、顧客に印象を残すことが難しくなります。本文はしっかり自分の言葉を盛り込み、気持ちを伝えることを意識しましょう。

商談で話題になったことやそれに対する考えなどを入れれば、自分だけのお礼メールになり、相手に丁寧な印象が伝わります。

注意点として、言葉遣いには気を付けましょう。自分の言葉で伝えようとするあまり、間違った言葉遣いになってしまうと、失礼にあたるかもしれません。

詰め込みすぎずわかりやすい内容を心がける

お礼メールは次回の訪問につながる大切な手段ですが、気合を入れすぎて詰め込みすぎると感謝が伝わりにくいメールになってしまいます。お礼・商談で感じたこと・次回についてといった構成で、わかりやすい内容を心がけましょう。

まとめ

営業訪問後や展示会・セミナー後に送るお礼メールには、信頼関係を築いたり、印象付けたりする役割があります。お礼メールを送るタイミングや一目でわかる件名、自分の言葉を交えた本文などのポイントを意識すると、より感謝が伝わり、信頼関係が深まるでしょう。お礼メールを送るシーン・書き方を参考にして、気持ちの伝わるお礼メールを作成・送信してみてくださいね。

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