【テレアポ編】アポを取れる人が実践する取次ぎの6つのコツとは

テレアポをしていると、担当者への取次ぎで苦労している方が多くいらっしゃいます。

しかし、少し工夫するだけで、担当者への取次ぎをスムーズに進められる可能性が高まります。

そこで、本記事ではテレアポの取次ぎを成功させるための6つのコツをご紹介します。

テレアポが取れる人が実践している担当者への取次ぎがスムーズにいく6つのコツとは

裁量権のある担当者とのアポイントは、自社商品の売上を高めるためには必要不可欠です。

そして、次の6つのコツを押さえることで、そうした担当者へと取次いでもらえる確率は大きく上がります。

1.担当者を名指しする

「株式会社〇〇の田中です。広報担当者の方は今いらっしゃいますか？」と聞くよりも「株式会社〇〇の田中です。広報担当の佐藤様はいらっしゃいますか？」と話す方が、取り次いでもらいやすくなります。

また、初めて電話をかけてキーマンが誰か分からない場合でも、WEBに記載されている担当者の方への取次ぎを頼むとその方への取次ぎの可能性が高まります。

もし担当者の名前が分からない場合でも「インターネットで広報を担当されている方」「〇〇地区を担当しているエリアマネージャー」というように具体的な役職で尋ねるとその方へ取次いでくれることもあります。

2.専門用語を多めに説明する

受付を突破するためには「自分では対応できないから担当の方が聞いた方が良い」と思ってもらうテクニックもあります。

このテクニックを活用する場合は、少し専門用語を多め使うようにしましょう。

ただし、専門用語が多すぎると「自社とはあまり関係がありませんので…」というように受付拒否になることもあるのでご注意ください。

3.落ち着いた話し方で既存顧客の雰囲気を出す

テレアポでは元気な方が良いのですが、元気すぎたり、はきはきしすぎたりすると営業感が出て逆効果になってしまうときがあります。

特にBtoB企業では営業感のある電話は即受付拒否に繋がる可能性があり、注意が必要です。

そのため、まず受付を突破するためには営業感のある元気な話し方ではなく、落ち着いて丁寧に話すことで、あたかも既存顧客のような雰囲気を出すのがおすすめです。

4.要件を20秒で伝えられるようにする

担当者を名指しで受付に話したとしても「どのような要件でしょうか」と聞かれるケースが多くあります。その際簡潔に回答できないと、担当者に繋いでもらえなくなる可能性が高いです。

そのため、要件は20秒以内で言えるように練習しておきましょう。

「インターネットのことでご連絡しました」「御社の保険料のことでご連絡しました」といった、ざっくりとした内容だと受付拒否になる可能性があるのでご注意ください。

5.企業の業種でテレアポの時間帯や曜日を変える

多忙なタイミングでテレアポの話をゆっくりと聞こうとする人は少ないでしょう。そのため、テレアポをかける時間帯や曜日は担当者に繋いでもらえるかどうかに密接に関わってきます。

例えば、ホテル業界だと金、土、日が忙しくなるのでその曜日は避けたり、飲食店だと朝方や夕方は仕込みの時間があるのでその時間帯は避けたりと、業界ごとのテレアポのルールを作っておきましょう。

6.担当している部署直通番号にかける

テレアポをかけるときは代表電話にかけることが多いですが、部署直通の電話番号がある場合は、そちらにかけたほうが担当者へ取次いでもらえる可能性が高まります。

部署直通の電話に応対する人は、代表受付と比べて、商材に関する知識がある場合が多いからです。

テレアポで担当者への取次ぎがスムーズに取れる人へ

ここまで、テレアポの取次ぎを成功させるための6つのコツについて解説してきました。

このような方法でアポイントを取ることはもちろん大切ですが、営業効率を高めるためには、どのレベルの担当者とのアポイントを獲得したのかも重要になってきます。

例えば、役員や部長クラスの方との商談が設定できた場合、決裁権を持った方との商談になるので営業効率が高まります。

そしてカタセルでは「キーマンを狙ったトップダウン型のアプローチ」でキーマンとの商談獲得の支援サービスを行っており、より高い営業効率の実現をサポートしています。

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