受付を突破するテレアポの極意

テレアポにおいて、まず乗り越えなければならないのが受付です。受付を突破しなければアポイントにつながりませんが、そもそも営業を断っている場合もあり、受付を突破するのは簡単ではありません。

本記事では、テレアポにおいて受付を突破する方法をご紹介します。受付突破で悩んでいる営業マンはぜひ極意を実践してみてください。

誰でも突破できない受付もある

まず前提として、テレアポは断れて当たり前の意識で取り組む必要があります。アウトバウンド営業の特性上、企業から顧客にアプローチするので、タイミングが合わないことが多く、数100件テレアポしても数件しかアポをとれないのが普通です。

テレアポを断られる段階として、大規模な企業であれば受付が配置されており、最初の壁となります。コツを実践することで受付の突破率を上げられますが、どんなに優れた営業マンでも突破できない受付があることを覚えておきましょう。

テレアポが受付で断られる理由

テレアポで最初の関門となるのが受付で、多くの営業マンが一度は突破できずに諦めた経験を持っているでしょう。では、なぜテレアポが受付で断られるのでしょうか？主な断られる理由をご紹介します。

営業をそもそも断っている

受付担当者が営業電話に出ないように指示されている場合は、受付でテレアポを断られてしまいます。大規模な企業になると、毎日営業電話がかかってきます。営業電話にすべて対応していると本来の業務に支障が出てしまうので、そもそも断るようにしている企業が多いです。

この場合、受付を突破するのは不可能のように感じます。営業電話と判断されて断られているので、営業と思われなければ突破できる可能性があります。

知らない人からかかってきた

既に関わりのある企業や担当者からのテレアポであれば、断られることはないでしょう。ただ、受付に知らない人から電話がかかってきたと思われれば、担当者や決裁者につながることなく断れてしまいます。

新規顧客を開拓するためのテレアポであれば、関わりがない状態がほとんどです。営業電話を断っている場合と同じく、知っている人と思わせれば受付を突破できるかもしれません。

既に似ている商品・サービスを導入している

受付が商品・サービスの導入状況を把握している場合は、話をすることができても、既に使っているから必要ないと断られてしまう可能性が高いです。一見、可能性がないように思えますが、現在利用している商品・サービスよりも提供価値があれば、商談につながる可能性があります。

また、商品・サービスの状況を知っている受付は、ある程度知識があるはずです。Webなどのキーワードから推測されて断られることもあり、実は競合商材ではなかったという場合も考えられます。テレアポの段階で、しっかり話をし、必要感をアピールして受付を突破することが求められます。

何を伝えたいのかわからない

受付を突破しようとするあまり、商品・サービスの内容などを詰め込みすぎると、結局何を言いたいのかが伝わりません。受付もどうすればよいのかわからないものの、何となくセールス感が伝わり、断られるでしょう。

何を伝えたいのかわからない、要点がつかめないとき、取り次ぐ意思があっても、誰に取り次げばよいかわからずに断られることもあります。

受付突破率を上げる極意

受付を突破できない理由として、知らない人だと思われる、営業を断るよう言われているという2つが大きいです。必ず突破できないわけではなく、極意を実践することで突破率を上げられます。さっそく8つの極意をご紹介していきます。

面識があるような雰囲気を出す

初めて電話をかける場合に、いかにも初めてという雰囲気が出ていると、面識のない人と思われてしまいます。「本日代表者様はいらっしゃいますでしょうか？」という聞き方だと、名前を知らないことから初めて感が出ます。

面識があるような雰囲気を出すためには、「〇〇社長はいらっしゃいますでしょうか？」といったように、名前を出すと「知り合いかな？」と思わせ、受付が取り次いでくれる可能性が上がります。

付き合いのある出入り業者のように話す

テレアポで決裁者につないでもらいたいとき、「〇〇社長はいらっしゃいますか？」と伝えると、名前は出しているものの、少々硬い印象です。面識があることと同時に付き合いのある出入り業者のように話すと、普段から話している感じを演出できます。

「〇〇社長はお戻りでしょうか？」「〇〇社長は本日お手すきでしょうか？」など、少しくだけた表現にすると、決裁者につながりやすくなるでしょう。

営業電話と思わせない

営業電話を断っている企業の場合、営業だと思われるとあっさり断られる可能性が高いです。初めてテレアポする企業でおどおどして緊張感が伝わる、早口でまくし立てるなど、不自然な話し方になると、営業電話と疑われます。また、コールセンターのように、堅苦しくきれいすぎる話し方だと、あたかも営業電話になり、他に断っている営業電話と同じになってしまいます。

電話になると話し方が変わるというのは不自然です。テレアポだからといって緊張しすぎず、落ち着いたトーンでゆっくり話したり、会社の同僚や先輩に話すようにリラックスして電話したりするなど、自然体が受付突破につながります。

受付のいない時間帯を狙う

受付にテレアポして突破が難しいのであれば、あえて受付のいない時間帯を狙うのも選択肢のひとつです。営業時間を設定していることの多い大企業では、そもそもつながらない可能性もありますが、中小企業であれば明確な営業時間がないこともあります。

例えば、始業前の時間帯を狙うなど、上手くかわすことができれば、現場に出ている社長や担当者を捕まえられるかもしれません。

他の担当者から再度電話をかける

受付を突破できるかは、誰が電話をかけるかにも左右されます。Aさんがテレアポをして突破できなかったら、次の日にまたAさんがかけるのではなく、他の担当者がテレアポするのがおすすめです。担当者を変えたらつながったという事例も多くあります。

営業マンごとに固定のリストを使っているなら、リストをローテーションさせてみましょう。突破できなかったリストを回すことができ、チーム全体で受付突破を狙う体制になります。

担当者の戻り時間を聞く

テレアポに対して、受付に取り次ぐ意思があるものの、担当者が不在の場合もあります。会議中や電話対応中などのときもあるので、担当者が戻る時間を聞いておきましょう。その日に戻る時間を聞いて、時間をずらして再度テレアポするのがおすすめです。受付は突破できている状態なので、担当者につながるでしょう。

直通電話を聞く

大手企業・中堅企業に限りますが、部署ごとに直通電話を設けていることもあります。アプローチしたい部署や担当者が明確になっているなら、受付に直通電話を聞いてみましょう。受付にとっては、再度テレアポを受けなくてよくなるので、意外と受け入れてくれることが多いです。

事前に資料を送ってから電話する

受付では、電話した用件を聞かれることが多いです。営業で電話をしましたと伝えると断れやすいですが、事前に資料を送っておくと電話をかけた正当な理由になります。「事前にお送りした資料の件で」と伝えれば、受付から担当者につないでもらえる可能性があります。

まとめ

テレアポでまず突破しなければならないのが受付です。そもそも断っていたり、面識がないと思われたりするなどが、断られる理由に挙げられます。受付を突破する極意には、面識があることを装う、営業電話と思わせない、他の担当者から再度テレアポするなどがあり、突破率を高めることができます。受付突破の極意を実践して、受付を突破しアポイント。受注につなげましょう。