テレアポのレポートは価値がない？理由と活用方法をご紹介

テレアポの質を上げるために、営業代行を活用したときヒアリング情報などのレポートを求める企業が多いようです。自社のテレアポと比較して、課題や問題点を見つけるなど、一見貴重な情報のように感じます。ただ、営業代行会社を運営する立場から見ると、必ずしも貴重なものではないと言います。

そこで本記事では、テレアポのレポートに価値がないと考えられる理由をご紹介します。テレアポのレポートを活用する方法もご紹介するので、ぜひ参考にしてみてくださいね。

テレアポのレポートとは

テレアポのレポートとは、テレアポの結果をまとめた報告書です。レポートサービスを提供している営業代行会社では、企業の代わりに行ったテレアポの内容をまとめ、メールや報告書、ミーティングなどで共有します。報告書には、テレアポのコール結果や断られた内容などをまとめているので、活用方法次第では有効に利用できるでしょう。

あるテレアポ代行・テレマーケティング・コールセンター代行会社の報告書サンプルをご紹介します。主な報告項目は、会社名・電話番号・住所・担当者・日付・コールコード・見込みコード・状況となっています。コールコードはコールの段階、見込みコードは見込み度合はアルファベットで表現しています。コールに対する結果が一目でわかるので、テレアポの状況を把握するには有益なツールと言えるでしょう。

テレアポのレポートを活用するシーンは、テレアポがなぜ断れているのか、ターゲット企業のニーズを確かめたい、継続したアプローチが必要かなどを判断する場面が考えられます。価値がないと考えられることもあるレポートですが、活用次第ではコール状況や見込み度合、状況を参考にして、改善に役立てられる可能性があります。

テレアポのレポートに価値がないと考えられる理由

テレアポの状況がわかるレポートですが、営業代行会社社長の目線から見ると、なぜ価値がないと考えているのでしょうか？過去の経験をもとに理由を伺ったので、価値がないと考える理由を理解していきましょう。

営業を断る理由が明確ではない

テレアポのレポートを活かす上で、なぜ断られたのかは最も参考にしたい情報です。シンプルに考えると、断れた理由を改善すればテレアポの質が向上すると言えます。テレアポにおいて断られる理由が明確ではないことが、レポートが上手く機能しない理由のひとつです。

テレアポで営業を断られる場面で多いのが、「今は必要ない」「資料だけ送っておいてください」「他社のサービスを導入しているから今は大丈夫」といった理由です。これらの理由が真意でない場合もあり、そもそも営業を断っている、個人的に電話対応をしたくない、しっかり検討していないという可能性もあるでしょう。

アウトバウンド営業の性質上避けられない部分でもあります。インバウンド営業とは異なり、営業する側が顧客を選び、自らのタイミングでアプローチするので、顧客のニーズ・タイミングがマッチしないと断られてしまいます。なぜ断っているのかが明確になることは少なく、「今はいらない」となることが多く、効果的なレポートにならないと言えます。

既存のサービスが本当の競合かわからない

「他社のサービスを導入しているから今は大丈夫」という理由を深掘りすると、「本当に他社のサービスが競合なのか」という疑問が生まれます。レポートに記載される内容は、「他社サービスが導入されていた」となりますが、実際にはニーズがあったかもしれません。

例えば、Web広告の運用サービスを営業する場合、Webという言葉に反応して、Web関係はA社に任せているからと断られる可能性があります。Web関係ではあるものの、広告運用ではなかった場合、本当の競合ではなく、十分に参入できるでしょう。

断られた簡単な理由だけでは効果的は薄く、なぜ断れたのかが重要になります。断られた理由をまとめたレポートを参考にして改善をした経験は営業代行会社でも少ないようです。

テレアポのレポートを活用する方法

テレアポのレポートには価値があまりないとはいったものの、活用方法次第では役立つ場合もあります。どのような活用方法であれば、テレアポのレポートが役立つのか、3つの方法をご紹介します。

アプローチから読み取れる数値を計測する

テレアポのレポートを活用するなら、アプローチに関する数値を計測しましょう。アプローチした業種ごとにアポ率を測定したり、エリアごとにアポ率を比較したりするなど、アプローチの質を数値で明らかにします。

業種ごとのアポ率を測定する場合は、自社商材が響く業種が明らかになるでしょう。ある業種でのアポ率が少なく、他の業種でアポ率が良ければ、テレアポでアプローチすべき業種が明確になり、効率的にアポイントを獲得できるはずです。

エリア別にアポ率を比較するなら、東京ならアポ率が低い、大阪ならアポ率が高いといった結果を得られます。幅広いエリアで営業を行っている場合、テレアポを強化すべきエリアがわかるでしょう。数値計測から営業戦略を立てられれば、レポートの効果的な活用を期待できます。

アプローチ履歴を残しておく

アプローチ履歴を残しておくのは、リスクヘッジの意味合いが強いです。どの企業にアプローチしたか、どのような方法でアプローチしたか、誰がアプローチしたかなどを記録しておくことで、次回のアプローチの戦略を立てられます。

上手くアプローチが成功しない顧客に対して、同じアプローチ方法や担当者では良い結果を期待しにくいです。アプローチ履歴を残しておけば、無駄なアプローチに工数を浪費することはなくなるでしょう。

商談内容ごとに結果を残してリストを作成する

テレアポのレポートを活用した手法として、最も成功したのがリスト作成だったそうです。テレアポのアプローチをした商談内容について、成功か失敗かだけでなく、成功要因をチェックすることで、確度の高い顧客の傾向が見えてきます。精度の高い顧客リストがあれば、テレアポの成功率を上げられるはずです。

例えば、テレアポが成功した企業はホームページを整備していた、創業5年以下だったなどの傾向が見えてくると、傾向をトークスクリプトなどに反映させれば、テレアポの質向上を実現できるでしょう。

テレアポのレポートを作成するために便利なツール

テレアポのレポートは、数値計測やアプローチ履歴の記録などで、有効に活用することができます。テレアポのレポートを作成する場合にはツールの導入がおすすめです。主なツールや活用方法を見ていきましょう。

SFA（営業支援システム）などのツール

テレアポのレポートを作成する際には、SFA（営業支援システム）系のツールが最適です。SFA系のツールは、営業活動の進捗管理や行動管理などでテレアポなどのアクションを記録・管理できます。また、営業に関わるデータを活用した予実管理も備わっているので、テレアポの数値計測が自動化・効率化されます。

SFA以外にも、CRM（顧客管理システム）は顧客管理がメインですが、SFA機能が備わっているサービスもあります。営業支援なのか、顧客管理なのかのどちらを重視するかなどで適切なツールを導入し、テレアポのレポートを作成しましょう。

文章ではなくわかりやすく集計して管理する

テレアポのレポートを作成する上で注意したいのは、データを抽出・活用できるようにすることです。ツールで有効なデータを集められても活用できなければ意味がありません。アプローチ履歴などを文章で残してしまうと、必要なデータを取り出しにくいでしょう。

データを使いやすく記録・管理するなら、プルダウンメニューなどで簡単に管理・把握できるのが良い状態です。集計したデータをツールやエクセル、スプレッドシートなどに落とし込めば、さらに使いやすいテレアポのレポートになります。

まとめ

テレアポのレポートは、アプローチを断られる理由が明確ではないことが多いという背景があり、あまり価値がないと考えられています。活用方法次第では効果を得られる場合もあり、数値計測やアプローチ履歴の記録などを行えば、アプローチすべき業種・エリアやアプローチ手法の選択などに役立ちます。ツールの導入や管理方法も参考にして、上手くテレアポのレポートを活用してみましょう。