アポメールを作成する際に注意すべきポイント|アポ率を高める件名や署名、本文とは？

アポイントは、電話以外にもメールで行う場合もあります。電話と同じく顔が見えないだけでなく、直接コミュニケーションをとらないので、文章でしっかり要点伝え、アポイントを取らなければいけません。

本記事では、アポメールを作成する際に注意すべきポイントを、件名や宛名、本文、署名に分けて紹介していきます。アポメールのアポ率が低いと悩んでいる方はぜひ参考にしてみてくださいね。

アポイントがとれないアポメールの特徴

アポメールとは、アポイントを取るためのメールです。どのメールにもアポイントを取りたい旨が書かれているはずですが、アポイントをとれるアポメール、とれないアポメールに分かれます。なぜアポイントが取れないのか、アポイントがとれないアポメールの特徴を見ていきましょう。

何者かわからない

アポメールに限らず、まず名乗るのが常識です。もしアポメールに名前や会社名などが書かれていなかったら、何者かわからないのでアポイントどころか、メールが読まれることはないでしょう。名前、会社名に加えて、部署や役職など詳しく何者かを伝えてはじめて、どこの誰からアポメールが来ているとわかります。

なぜアポイントを取りたいのかわからない

なぜ会いたいのかがわからないアポメールでは、顧客はアポイントを約束できません。電話であれば、「もう一度伺っても良いですか？」と聞いてくれるかもしれませんが、アポメールは文面でしっかり伝える必要があります。

顧客には、自分が送ったアポメール以外にも多くのメールが送られてきているでしょう。メールの確認段階で目的のわからないメールは素通りされる可能性があります。なぜ会いたいのかを明確に伝え、ぜひ話を聞いてみたいと思ってもらえる内容にしなくてはいけません。

相手の都合を考慮していない

アポイントをとることで、顧客の時間を割いてもらうので、顧客優先でアポメールの内容を考える必要があります。

例えば、「〇日の〇時にお伺いしてもよろしいでしょうか」といったように、相手の都合を考慮せずこちらの都合を伝えたとします。顧客にも仕事や予定があり、一方的なスケジュール設定には応えられないでしょう。都合を考慮していないことが悪い印象を与えて断られるかもしれません。

いくつかの候補日を提示したり、相手の都合を伺ったりしましょう。顧客の都合を考慮したアポメールを作成しましょう。

悪い印象を与えている

メールは、顔が見えないだけでなく、直接的なコミュニケーションもないので、言葉遣いや伝え方次第で悪い印象を与える可能性があります。どんなに魅力的な商品・サービスであっても、アポメールの印象が原因でアポイントにつながらないこともあるでしょう。

アポ率を高めるアポメールで注意すべきポイント

アポメールを構成するのは、大きく分けて件名・宛名・本文・署名の4つです。それぞれアポイントにつなげるために注意すべきポイントがあります。ポイントとともにそれぞれの例文もご紹介していきます。

件名で注意すべきポイント・例文

アポメールは本文が大切と思いがちですが、本文よりも一番早く見られるのが件名です。何についてのメールかがわかる大切な部分で、アポメールを読んでもらえるかに関わります。件名で注意すべきポイントと例文をご紹介します。

一目で中身がわかるようにする

件名は、アポメールで一番はじめに見る部分であるので、件名を見ただけで内容がわかるようにしましょう。件名がなかったり、あいまいだったりすると、顧客に送られる大量のメールに埋もれ、目に触れないかもしれません。「〇〇のご連絡」といった具体的な件名にしましょう。

「よろしくお願いいたします。」「お世話になっております」「打ち合わせの件」「ご連絡」など、中身がわからない件名はNGです。

件名なしは絶対にNG

一番やってはいけないのが件名なしです。中身がわからないだけでなく、ビジネスにおいてマナーが守られず相手に失礼になります。相手のメール設定によっては、件名なしメールが迷惑メールボックスに入る場合もあるでしょう。LINEやSNSの癖でついやってしまうことがあるので、注意が必要です。

アポイントのお願いは直接的

具体的な件名を意識すると、「アポイントのお願い」が最適な気がしますが、直接的なので避けましょう。控えめな件名の方が警戒心を解いて見てもらえるでしょう。「ご挨拶のお願い」などがおすすめの件名です。

件名の例文

アポメールの件名は、お願いの内容、会社名のセットにしましょう。お願いの内容に括弧をつけると、どのような内容が一目でわかりやすいです。いくつかの例文をご紹介します。

・株式会社〇〇 「ご挨拶のお願い」
・株式会社〇〇 「ご面談のお願い」
・株式会社〇〇 「〇〇のご紹介とご挨拶のお願い」
・株式会社〇〇 「新規事業〇〇のご紹介とご挨拶のお願い」

宛名で注意すべきポイント・例文

件名に次に見られるのが、宛名。宛名が抜けていると誰に当てたメールかがわかりません。会社名や名前を忘れずに書きましょう。宛名で注意すべきポイントと例文をご紹介します。

宛名は会社名+部署名+名前は必ず入れる

宛名は、相手の会社名と部署名、名前を入れましょう。担当者がわかっている場合は、「〇〇株式会社 〇〇部 〇〇様」と書き、わからないときは、「〇〇株式会社 〇〇部 ご担当者様」とし、名前の部分を「ご担当様」に変更します。

宛名と合わせて名乗り・挨拶を添える

宛名の次に、名乗りと挨拶を添えます。名乗り・挨拶を忘れてしまうと、本題を焦らずに必ず名乗り・挨拶をしましょう。はじめてアポメールを送るときは、「はじめてご連絡させていただきます」「はじめまして」などが最適です。名乗りは、「〇〇株式会社 〇〇部 〇〇と申します」のように行いましょう。

宛名の例文

宛名と合わせて、名乗り・挨拶も例文を見ていきましょう。

・宛名
「〇〇株式会社 〇〇部 〇〇様」
「〇〇株式会社 〇〇部 ご担当者様」

・挨拶
「はじめて連絡させていただきます」
「はじめまして」
「はじめてメールを差し上げます」

・名乗り
「〇〇株式会社 〇〇部 〇〇と申します」

本文で注意すべきポイント・例文

アポメールの本文は、なぜアポイントをとりたいのか、いつ商談をしたいのかなど、アポイントにつながる核心です。何を伝えたいのかわからないアポメールは避けましょう。本文で注意すべきポイント・例文を参考に、アポメールを完成させましょう。

まず要点・経緯を簡潔に伝える

アポメールの本文は、まずメールを送った経緯や要点を簡潔に伝えましょう。アポイントをとるために、商品・サービスの特徴やメリットを長々と書き連ねてしまいがちですが、要点・経緯がぼやけてしまうのでNGです。

なぜアポメールをしたのか、面談したいので日程を確認したいなど、具体的な経緯・目的を伝えることで、疑問が残りにくく、アポイントにつながりやすくなります。

詳細をわかりやすく書く

商品・サービスの説明も意気込みすぎると、長くなりわかりにくくなる傾向があります。詳細もできるだけ簡潔にわかりやすく書きましょう。わかりやすく書くコツは、5W1Hを意識することです。いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのようにを意識し、明確な文章を心がけましょう。

詳細をわかりやすく簡潔に書くことは、商品・サービスの興味を惹く効果もあります。すべてを書くと読みにくいだけでなく、メールだけで商談するかしないかを判断されてしまいます。実際に商談して、商品・サービスを提案するまでいかないので、気になるポイントを残して、もっと話を聞きたい気持ちを煽るのもテクニックです。

アポイントの候補日を提示する

本文で忘れてはいけないのが、アポイントの候補日の提案です。都合の良い日時を相手に任せると日程調整の手間がかかり返信がこないこともあります。候補日を複数用意することで相手の都合で選んでもらえます。都合がつかなかった場合は、代わりの案を出しましょう。相手の都合を一番に考えた日程調整が必要です。

気遣いをしつつメールを締める

アポイントの経緯や目的、詳細を伝えたら、アポメールを締めましょう。アポメールを最後まで確認してくれたことへの感謝や労いの気持ちを込めて、気遣いを含めた締めが望ましいです。「お手数おかけしますが」「お忙しいなか恐縮ですが」など気遣いの言葉を伝えましょう。

また、返信を促す言葉も最後に添えるべきです。「ご検討お願いいたします」「ご確認お願いいたします」といった言葉で、返信を待っている気持ちを伝えます。

本文の例文

本文のポイントを確認したところで、件名・宛名も合わせて、例文を見ていきましょう。

件名：【〇〇のご紹介と挨拶のお願い】〇〇株式会社

〇〇株式会社 〇〇部 〇〇様

はじめて連絡させていただきます。
〇〇株式会社 〇〇部 〇〇と申します。

この度は、新規事業の〇〇についてご案内させていただきたくメールを差し上げました。
～簡潔な紹介～

お忙しいなか恐縮ですが、下記の候補日で打ち合わせさせていただくことはかのうでしょうか。
・〇月〇日 〇時～
・〇月〇日 〇時～
・〇月〇日 〇時～

〇月〇日までご返信いただけると幸いです。
上記日時に不都合ありましたら、気軽にお申し付けください。
お手数をおかけしますが、ご検討よろしくお願いいたします。

署名で注意すべきポイント・例文

署名は、自分が何者であるか、会社の所在地、問い合わせ先など、基本情報を伝える部分です。アポメールの最後に忘れずにつけましょう。署名で注意すべきポイントや例文をご紹介していきます。

アポメールの最後に必ずつける

アポメールの署名は、会社名・部署名・名前・会社の所在地・電話番号・メールアドレスで構成されます。署名によって、窓口になる担当者・連絡先がわかるので、必ずアポメールの最後につけましょう。

メールアドレスをクリックするだけでメール画面に移動する、電話番号を調べる手間が省けるなど、相手の負担を軽減してくれます。

署名の例文

署名の内容は、会社名・部署名・担当者名・会社の所在地・メールアドレスが一般的なので、あらかじめフォーマットをつくっておきましょう。メール設定で自動で書かれるようにすれば、よりアポメール作成がスムーズになります。

・署名のフォーマット

〇〇株式会社
〇〇部　〇〇 〇〇（担当者名）
〒〇〇〇-〇〇〇〇
〇〇県（都）〇〇市〇〇 〇丁目〇番地〇〇
Tel：〇〇〇-〇〇〇〇

Mail：〇〇〇＠〇〇.com

アポメールを送った後のフォローを忘れずに

アポメールは送って終わりではなく、アポイントをとるまで気を抜いてはいけません。返信がこないときのフォロー電話や返信に対する確認メールなど、フォローがアポイントに直結します。アポメール後のフォローについて詳しくご紹介していきます。

メールの確認を促す電話を丁寧に

アポメールに対して、なかなか返信がなかった場合は、電話でフォローを行いましょう。この時改めてアポメールの内容を繰り返す必要はありません。「数日前にアポメールを送ったのですが、ご確認いただけたでしょうか。お時間ありましたらご確認の上、ご返信いただけると幸いです」と、丁寧にアポメールの確認を促しましょう。担当者がいない場合は、伝言を依頼すると、戻ってきてから確認してもらえるはずです。

返信がないのは、アポメールに興味を惹かれなかった、商品・サービスが必要ないと判断した以外にも、他のメールに埋もれていることも考えられます。フォローによって、アポイントを最大限に獲得できます。

返信に対する確認メール

アポメールに返信をくれた場合は、返信に対するお礼と商談の日程など必要事項をメールしましょう。確認は日時が本当に合っているかも確認可能です。曜日や時間を勘違いしている時も再確認によって、スケジュールの間違いを訂正できます。日時と合わせて、場所や伺う担当者・人数なども共有しておきましょう・

・確認メールの例文
お世話になっております。
メールのご確認・ご返信いただきありがとうございます。
返信いただいた日程でお伺いいたします。

日時：〇月〇日 〇時
場所：〇〇
訪問者：〇〇　〇〇　計〇名

それでは当日よろしくお願いいたします。

まとめ

アポメールを作成する際は、件名・宛名・本文・署名の4つそれぞれでポイントをおさえましょう。件名は一目で内容がわかるように、宛名は何者かわかるように書く必要があります。本文では、簡潔でわかりやすい文章を意識し、候補日の提案も忘れずに行いましょう。アポメールを送った後のフォローも忘れずに行い、アポメールでしっかりアポイントをとってくださいね。