営業におけるビジネスメールのポイントを解説!書き方・例文も
ビジネスにおいて、メールを欠かせない存在です。様々なシーンで送られるビジネスメールですが、営業においては顧客との関係づくりに活用され、アポイントやフォローなどのシーンで重要な役割があります。
本記事では、営業におけるビジネスメールについて、ポイントや例文などをご紹介します。注意点もご紹介するので、ぜひ参考にしてビジネスメールの活用を見直してみましょう。
Contents
ビジネスメールを送る営業シーン
営業において、ビジネスメールを活用するシーンはいくつかあります。それぞれのシーンでビジネスメールの役割が変わってきます。ビジネスメールを送るシーンごとに役割や重要性をおさえていきましょう。
営業のアポイント
アウトバウンド営業として、メールアプローチに採用している場合は、ビジネスメールでアポイントを行います。メールで時間を確保してもらい話をさせてほしいとお願いし、好意的な返答をもらえれば、商談につながっていきます。
アポイントにビジネスメールを活用する場合は、いかに読んでもらうかが重要です。顧客には、競合他社からのメールや社内メールなど多くのメールが届いているでしょう。タイトルなどポイントをおさえていないと、膨大なメールに埋もれて見逃されしまいます。しっかり目に届くようにタイトルや内容などを意識したメールを送る必要があります。
営業のフォロー
営業は訪問して終わりではありません。次回の訪問につなげたり、セミナーや展示会での出会いを案件化したりするためには、営業後のフォローメールが欠かせません。お礼メールと呼ばれることもあり、訪問させてもらった感謝やセミナー・展示会に来てもらった感謝などを伝える役割があります。
フォローメールを送ることによって、相手に丁寧な印象を与えられます。また、次回訪問の日程の確認や営業でもらった課題への返答など、コミュニケーション手段としても効果的です。
営業におけるビジネスメールのポイント
営業でビジネスメールをただ送るだけでは、意味のないメールや読まれないメールになってしまいます。4つのポイントをご紹介するので、ポイントをおさえたメールで営業活動を活性化させましょう。
内容が一目でわかるタイトル
メールに気づいてもらえるか、開封してもらえるかは、タイトルにかかっています。内容が一目でわかるタイトルをつけるのがベストです。「〇〇株式会社 〇〇様 ご挨拶のお願い」といったように、目的が伝わるようタイトルをつけましょう。
タイトルがわかりにくいと、顧客の目に止まらずに、メールボックスに眠ることになります。内容を伝えようと長くしすぎると、大切な部分が表示されない可能性もあるので、表示される範囲でシンプルなタイトルにしましょう。
内容を盛り込みすぎずシンプルで分かりやすい内容
ビジネスメールを開封してもらったら、次は本文を読んでもらう必要があります。商品・サービスの魅力を伝え、アポイントを取らなければと思うと、つい内容を盛り込みすぎてしまいます。フォローメールも同様に、何を伝えたいかわからないとせっかくの感謝がつたわりません。
本文は、シンプルでわかりやすい内容を心がけましょう。おすすめの構成は、挨拶・自己紹介、用件、簡単な商品説明、結びといった流れです。フォローメールであれば、挨拶、お礼、簡単な感想、次回の日程確認といった流れになるでしょう。いくつかの要素に分けて、内容を盛り込みすぎずに、読みやすい内容が望ましいです。
言葉遣いに注意する
直接会話するのとは異なり、メールは文面でしか伝わりません。印象を左右するのが言葉遣いであり、正しい言葉遣いを心がけましょう。アポメールであれば、悪い印象を与え、商談につながりにくくなります。
フォローメールで間違った言葉遣いが目についたら、せっかくのつながりを無駄にしてしまいます。ビジネスマナーとして、ビジネスメールでの言葉遣いには細心の注意が必要です。
アポメールなら日程を提示する
アポメールを送る場合は、いくつかの日程の候補を提示しましょう。目安としては、3~4の候補日時を提示するのがおすすめです。ひとつの候補日時に合わなくても、他の日時で検討したもらえる確率が高く、アポイントをとれる可能性が高まります。
ついやってしまいがちなのが、「ご都合のよい日時をお知らせください。」という文面です。相手に検討をする手間がかかり、日時をすり合わせるために連絡の工数がかかります。候補日ではアポイントをとれないものの、他の日ならアポイントをとれるというときに、相手の都合とすり合わせるようにしましょう。
営業におけるビジネスメールのシーン別例文
ビジネスメールを送るシーンやポイントはわかったものの、肝心の内容で迷っている方も多いでしょう。そこで、アポイント・フォローの2つのシーン別に例文をご紹介します。例文を参考にして、顧客に送るビジネスメールをつくってみましょう。
アポイントメールの例文
アポイントメールの例文を見ていきましょう。新規開拓や2度目の訪問などで文面が異なるので、例文をベースにして、シーンに合ったメールを作成してみてください。
件名:【ご挨拶のお願い】◯◯株式会社 ◯◯部 ◯◯様 ◯◯株式会社 ◯◯部 ◯◯様 いつも大変お世話になっております。◯◯株式会社 ◯◯部 ◯◯と申します。 この度は、弊社の◯◯というサービスについて、ご案内させていただきたくご連絡させていただきました。 お忙しいところ大変恐縮ですが、以下の日程で、ご都合の良い日程をお知らせいただけると幸いです。ご案内は30分ほどを予定しております。・◯月◯日・◯月◯日・◯月◯日 可能であれば、◯月◯日までご返信いただけると助かります。お手数おかけしますが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。 |
フォローメールの例文
営業訪問後に欠かせないフォローメールも例文をおさえておきましょう。
件名:ご面談のお礼 ◯◯株式会社 ◯◯部 ◯◯様 ◯◯株式会社 ◯◯部 ◯◯様 いつも大変お世話になっております。 本日、◯◯を提案させたいただきました◯◯株式会社の◯◯と申します。お忙しい中、お時間をいただき、誠にありがとうございました。 今回のご面談に関わって、不明点ございましたら、気軽にご相談くださいませ。メールにて恐縮ですが、取り急ぎお礼申し上げます。 |
営業のビジネスメールでの注意点
ポイントと例文をおさえたら、最後に注意点も守れているか確認しましょう。マナーや時間帯が不適切だと、せっかくのビジネスメールも失礼になってしまうかもしれません。3つの注意点を確認していきましょう。
宛名・挨拶・結びなどビジネスマナーを守る
メールを読んでもらうには、タイトルや本文に注目しがちですが、宛名や挨拶、結びなどもビジネスマナーとしてしっかり守りましょう。宛名は、会社名が「株式会社〇〇」なのか、「〇〇株式会社」なのかをしっかり調べるなど、正式名称をしっかり記載します。担当者がわからない場合は、「〇〇部 御中」と記載することも大切です。
挨拶は、相手に配慮を伝える役割があります。「突然のご連絡、失礼いたします」「いつもお世話になっております」などを使い分けましょう。結びは、ビジネスメールの締めにあたり、「よろしくお願いいたします。」「ご検討よろしくお願いいたします。」などの文面が一般的です。
お礼メールを必ず送る
営業活動の後には、必ずお礼メールを送りましょう。相手の貴重な時間を割いて営業をさせてもらっているので、感謝の気持ちを伝えることは関係づくりに欠かせません。
訪問後だけでなく、セミナーや展示会後のフォローメールも重要です。セミナー・展示会でもらった名刺を使ってビジネスメールを送ることで、商品リンクから詳細を見てもらったり、訪問につながったりする可能性があります。名刺をしっかり活用するためにも、お礼メールは不可欠です。
営業時間内のメールを心がける
ビジネスメールを送る際は、営業時間内のメールを心がけましょう。どうしても夜遅くになってしまう場合は、「夜分遅くに失礼いたします」といった一言を添えると、相手への配慮が伝わります。
お礼メールについては、24時間以内のメールがベストです。24時間を超えてしまうと、営業の印象が薄れてしまうので、お礼メールの効果は少なくなります。
まとめ
営業において、ビジネスメールを送るシーンは、アポイント・フォロー・返信といった3つのシーンがあります。どのビジネスメールも一目で内容がわかる件名やシンプルな内容などが重要です。注意点として、宛名・挨拶などのビジネスマナーを守ることや24時間以内の返信なども意識しましょう。営業でビジネスメールを有効活用して、営業活動を優位に進めてみてくださいね。
・代表の経歴
大学卒業後、IT企業に入社し、飲食・小売店向けタブレット型POSレジのパッケージ・SaaSの提案営業、また、グループ会社にて、中小企業の経営者を対象に、自社開発CMS、BtoBビジネスマッチングサイトのアウトバウンド営業を担当させて頂きました。その後、IT企業に特化した人材紹介会社にて、外資系・日系IT企業を対象にエンジニア採用のコンサルティング営業を経験し、IT/WEB業界における無形商材の営業経験をいかして、2017年3月に株式会社カタセルを設立しました。
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上場企業から数名規模のベンチャー/スタートアップ企業のご支援を通じて、大手・中堅企業のキーマンとの1000件以上の商談獲得の実績がございます。商材については、B2B SaaS、HR Tech、AIなどといった新規性の高いサービスから、システムの導入支援や業務改善、組織変革のコンサルティングなどといった大企業の大きな課題を解決するソリューションまで、一般的に、複雑で分かりにくいとされる無形商材の営業支援が中心となっております。月間の商談獲得件数については、営業マン1名でご訪問頂ける月間5件といったミニマムスタートから、月間1000通以上の手紙送付、商談獲得30件といった比較的大規模なアプローチまで、各企業様のご意向にお合わせしたボリュームで営業支援をさせて頂いております。弊社が獲得した商談経由の受注実績については、数百万円からLTVで考えると一千万円前後の高単価の商材を中心となっております。訪問から受注までのリードタイムは、商材によっても大きくことなりますが、平均的に3~6ヶ月で、早いものですと1週間前後で契約に繋がった事例から、長いものですと1年以上かけて契約に繋げるものまで幅広くなっております。受注率についても商材によって大きく異なり、受注率20%の事例もございますが、逆に数%の確率で大型商談を狙うものまで、商材の性質や単価、企業様の営業戦略によって大きく異なります。まとめますと、弊社は、ご依頼頂く企業様の規模は問わず、IT、マーケティング支援、コンサルティングなどの高単価の無形商材で、大手・中堅企業をターゲットにする営業支援を得意としております。