営業におけるビジネスメールのポイントを解説！書き方・例文も

ビジネスにおいて、メールを欠かせない存在です。様々なシーンで送られるビジネスメールですが、営業においては顧客との関係づくりに活用され、アポイントやフォローなどのシーンで重要な役割があります。

本記事では、営業におけるビジネスメールについて、ポイントや例文などをご紹介します。注意点もご紹介するので、ぜひ参考にしてビジネスメールの活用を見直してみましょう。

ビジネスメールを送る営業シーン

営業において、ビジネスメールを活用するシーンはいくつかあります。それぞれのシーンでビジネスメールの役割が変わってきます。ビジネスメールを送るシーンごとに役割や重要性をおさえていきましょう。

営業のアポイント

アウトバウンド営業として、メールアプローチに採用している場合は、ビジネスメールでアポイントを行います。メールで時間を確保してもらい話をさせてほしいとお願いし、好意的な返答をもらえれば、商談につながっていきます。

アポイントにビジネスメールを活用する場合は、いかに読んでもらうかが重要です。顧客には、競合他社からのメールや社内メールなど多くのメールが届いているでしょう。タイトルなどポイントをおさえていないと、膨大なメールに埋もれて見逃されしまいます。しっかり目に届くようにタイトルや内容などを意識したメールを送る必要があります。

営業のフォロー

営業は訪問して終わりではありません。次回の訪問につなげたり、セミナーや展示会での出会いを案件化したりするためには、営業後のフォローメールが欠かせません。お礼メールと呼ばれることもあり、訪問させてもらった感謝やセミナー・展示会に来てもらった感謝などを伝える役割があります。

フォローメールを送ることによって、相手に丁寧な印象を与えられます。また、次回訪問の日程の確認や営業でもらった課題への返答など、コミュニケーション手段としても効果的です。

営業におけるビジネスメールのポイント

営業でビジネスメールをただ送るだけでは、意味のないメールや読まれないメールになってしまいます。4つのポイントをご紹介するので、ポイントをおさえたメールで営業活動を活性化させましょう。

内容が一目でわかるタイトル

メールに気づいてもらえるか、開封してもらえるかは、タイトルにかかっています。内容が一目でわかるタイトルをつけるのがベストです。「〇〇株式会社 〇〇様 ご挨拶のお願い」といったように、目的が伝わるようタイトルをつけましょう。

タイトルがわかりにくいと、顧客の目に止まらずに、メールボックスに眠ることになります。内容を伝えようと長くしすぎると、大切な部分が表示されない可能性もあるので、表示される範囲でシンプルなタイトルにしましょう。

内容を盛り込みすぎずシンプルで分かりやすい内容

ビジネスメールを開封してもらったら、次は本文を読んでもらう必要があります。商品・サービスの魅力を伝え、アポイントを取らなければと思うと、つい内容を盛り込みすぎてしまいます。フォローメールも同様に、何を伝えたいかわからないとせっかくの感謝がつたわりません。

本文は、シンプルでわかりやすい内容を心がけましょう。おすすめの構成は、挨拶・自己紹介、用件、簡単な商品説明、結びといった流れです。フォローメールであれば、挨拶、お礼、簡単な感想、次回の日程確認といった流れになるでしょう。いくつかの要素に分けて、内容を盛り込みすぎずに、読みやすい内容が望ましいです。

言葉遣いに注意する

直接会話するのとは異なり、メールは文面でしか伝わりません。印象を左右するのが言葉遣いであり、正しい言葉遣いを心がけましょう。アポメールであれば、悪い印象を与え、商談につながりにくくなります。

フォローメールで間違った言葉遣いが目についたら、せっかくのつながりを無駄にしてしまいます。ビジネスマナーとして、ビジネスメールでの言葉遣いには細心の注意が必要です。

アポメールなら日程を提示する

アポメールを送る場合は、いくつかの日程の候補を提示しましょう。目安としては、3～4の候補日時を提示するのがおすすめです。ひとつの候補日時に合わなくても、他の日時で検討したもらえる確率が高く、アポイントをとれる可能性が高まります。

ついやってしまいがちなのが、「ご都合のよい日時をお知らせください。」という文面です。相手に検討をする手間がかかり、日時をすり合わせるために連絡の工数がかかります。候補日ではアポイントをとれないものの、他の日ならアポイントをとれるというときに、相手の都合とすり合わせるようにしましょう。

営業におけるビジネスメールのシーン別例文

ビジネスメールを送るシーンやポイントはわかったものの、肝心の内容で迷っている方も多いでしょう。そこで、アポイント・フォローの2つのシーン別に例文をご紹介します。例文を参考にして、顧客に送るビジネスメールをつくってみましょう。

アポイントメールの例文

アポイントメールの例文を見ていきましょう。新規開拓や2度目の訪問などで文面が異なるので、例文をベースにして、シーンに合ったメールを作成してみてください。

件名:【ご挨拶のお願い】◯◯株式会社　◯◯部　◯◯様 ◯◯株式会社　◯◯部　◯◯様 いつも大変お世話になっております。◯◯株式会社　◯◯部　◯◯と申します。 この度は、弊社の◯◯というサービスについて、ご案内させていただきたくご連絡させていただきました。 お忙しいところ大変恐縮ですが、以下の日程で、ご都合の良い日程をお知らせいただけると幸いです。ご案内は30分ほどを予定しております。・◯月◯日・◯月◯日・◯月◯日 可能であれば、◯月◯日までご返信いただけると助かります。お手数おかけしますが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。

フォローメールの例文

営業訪問後に欠かせないフォローメールも例文をおさえておきましょう。

件名:ご面談のお礼　◯◯株式会社　◯◯部　◯◯様 ◯◯株式会社　◯◯部　◯◯様 いつも大変お世話になっております。 本日、◯◯を提案させたいただきました◯◯株式会社の◯◯と申します。お忙しい中、お時間をいただき、誠にありがとうございました。 今回のご面談に関わって、不明点ございましたら、気軽にご相談くださいませ。メールにて恐縮ですが、取り急ぎお礼申し上げます。

営業のビジネスメールでの注意点

ポイントと例文をおさえたら、最後に注意点も守れているか確認しましょう。マナーや時間帯が不適切だと、せっかくのビジネスメールも失礼になってしまうかもしれません。3つの注意点を確認していきましょう。

宛名・挨拶・結びなどビジネスマナーを守る

メールを読んでもらうには、タイトルや本文に注目しがちですが、宛名や挨拶、結びなどもビジネスマナーとしてしっかり守りましょう。宛名は、会社名が「株式会社〇〇」なのか、「〇〇株式会社」なのかをしっかり調べるなど、正式名称をしっかり記載します。担当者がわからない場合は、「〇〇部 御中」と記載することも大切です。

挨拶は、相手に配慮を伝える役割があります。「突然のご連絡、失礼いたします」「いつもお世話になっております」などを使い分けましょう。結びは、ビジネスメールの締めにあたり、「よろしくお願いいたします。」「ご検討よろしくお願いいたします。」などの文面が一般的です。

お礼メールを必ず送る

営業活動の後には、必ずお礼メールを送りましょう。相手の貴重な時間を割いて営業をさせてもらっているので、感謝の気持ちを伝えることは関係づくりに欠かせません。

訪問後だけでなく、セミナーや展示会後のフォローメールも重要です。セミナー・展示会でもらった名刺を使ってビジネスメールを送ることで、商品リンクから詳細を見てもらったり、訪問につながったりする可能性があります。名刺をしっかり活用するためにも、お礼メールは不可欠です。

営業時間内のメールを心がける

ビジネスメールを送る際は、営業時間内のメールを心がけましょう。どうしても夜遅くになってしまう場合は、「夜分遅くに失礼いたします」といった一言を添えると、相手への配慮が伝わります。

お礼メールについては、24時間以内のメールがベストです。24時間を超えてしまうと、営業の印象が薄れてしまうので、お礼メールの効果は少なくなります。

まとめ

営業において、ビジネスメールを送るシーンは、アポイント・フォロー・返信といった3つのシーンがあります。どのビジネスメールも一目で内容がわかる件名やシンプルな内容などが重要です。注意点として、宛名・挨拶などのビジネスマナーを守ることや24時間以内の返信なども意識しましょう。営業でビジネスメールを有効活用して、営業活動を優位に進めてみてくださいね。