手紙を使った営業ではどのようにアポに至るのか?流れやメリット・デメリットもご紹介

営業手法といえば、テレアポやメールアプローチなどを思い浮かべる営業マンが多いでしょう。営業手法のなかでも一見アナログな手法ですが、効果的なのが手紙です。一般的に取り組まれている手法とは違う印象を与えられますが、どのようにアポにつながるのかイメージしにくい方もいるでしょう。

そこで本記事では、手紙を使った営業について、どのような流れでアポに至るのかご紹介します。手紙営業のメリット・デメリットもご紹介するので、導入の検討に役立ててみましょう。

手紙で行う営業手法とは

営業手法には、多くの企業が採用しているテレアポやメールアプローチ、フォームアプローチといったアウトバウンド営業、コンテンツマーケティングやホームページからの流入、メールマガジンなどを活用したインバウンド営業があります。SNSを活用して営業を行う場合もあり、デジタルなコミュニケーションツールが活用されています。

一方で、手紙はアナログなコミュニケーションツールであり、書くために時間や手間がかかるなど、デメリットに目が向くでしょう。しかし営業において手紙は、デジタル手段が一般的だからこそ、気持ちを伝えることができる手法です。

手紙が効果的なアプローチにつながる理由には、テクノロジーの発達も関わりがあります。テクノロジーを活用した商品・サービスが増え、テレアポなどの手法では上手く魅力を伝えきれないこともあるでしょう。手紙であれば、文面でまとめて伝えられるので、商材のアピールという面でも効果的です。

手紙で営業した場合のアポにつながる流れ

テレアポなどの手法が一般的なので、手紙で営業した場合の流れがイメージできないかもしれません。手紙営業がアポにつながる5つのパターンを伺ったので、それぞれどのような流れか理解していきましょう。

フォローコールする前に連絡がくる場合

手紙営業は、手紙を送って連絡を待つのではなく、フォローの電話をするのが最適な方法です。フォローコールで反応があり、アポにつながる場合が多いですが、フォローコールをする前に連絡がくる場合もあります。折り返し電話やメールなどで接触があり、そのままアポにつながるという流れです。

フォローコールの手間がなく、手紙で気持ちが伝わっているのは確かですが、稀なケースと捉えましょう。コールなしだと手紙に気づいてもらえなかったり、気づいたものの反応がなかったりするなど、機会損失につながるリスクが高いです。手紙とフォローコールはセットで行いましょう。

フォローコールして本人と話せる場合

手紙を送った後フォローコールを行い、本人が電話に出たり、つないでもらったりした場合は、多くのケースでアポにつながります。本人が手紙を読んでくれているからこそ、対応してくれるのであり、熱意や商材の良さが伝わり、関係が生まれます。

手紙と似た手法として、メールやフォームから問い合わせでも良いのではと感じる方もいるでしょう。メールやフォームは多くの企業が採用している手法であるだけでなく、大規模な企業の場合社長や副社長などの重要人物が日々チェックしているとは考えにくいです。ニーズのあるメールであっても、上手く伝わらずに機会損失を起こすでしょう。

一方、手紙は決裁者に直接送ることができます。手元に直接届いたり、部署から引き継がれたりするなど、伝達されやすい特徴があります。フォローコールもしっかり行えば、より確実に目を通してもらえるはずです。

フォローコールして秘書と話せる場合

大手企業の場合、決裁者に手紙を送りフォローコールをしたところ、秘書が対応することが多いです。本人と直接話せる場合との違いとして、秘書をワンクッション挟みます。秘書は決裁者の意向を伝えるように指示されていることが多く、本人と話すパターンと大きな違いはありません。

決裁者が既に確認していてアポが決定しているときは、秘書が代わりに日程調整を行うパターンになり、アポが決定します。秘書が出たからといって、こちらの希望が伝わらない、アポイントの質が下がるわけではありません。

フォローコールして折り返し連絡で話せる場合

手紙の後のフォローコールで話をできない場合もあります。興味を持ってもらえたときは、送り主や担当から折り返し連絡がくるパターンが多いです。他のパターンに比べると、接触にタイムラグがあるものの、話すことはできるので、話がまとまればアポにつながります。

ここで注意したいのは、折り返し連絡ができるように動線を確保することです。連絡先として、電話番号やメールアドレス、担当などをしっかり記載し、折り返しを受けられる体制を整えましょう。また、折り返し連絡がきたときに、周りが手紙の件とわかるような周知も必要です。受付を設置しているなら、受付の担当者にもすぐ対応できるように情報共有しておきましょう。

フォローコールで担当者を案内される場合

手紙を送った本人が担当者ではないこともあります。その場合、フォローコールを行ったときに担当者に案内されるパターンが多いです。手紙を既に共有してもらっている場合もあれば、担当に共有して折り返しますという場合もあります。重要人物から担当者を紹介してもらえれば、アポイントにつながる可能性が高いです。

そのため、社長や役員につながらなくてもアポにつながる場合もあります。誰が決裁者かわからないときに、社長や役員とのアポを狙わず、担当者の紹介を狙うのも有効な作戦です。

手紙で営業を行うメリット・デメリット

手紙で営業につながる流れには、いくつかのパターンがありました。本人につながらなくても、アポをとれる可能性が高いというメリットがあります。ほかにもメリットがあるので、手紙営業の導入の検討に役立ててみてください。

わかりにくい商材を売りやすくなる

商材のなかでも、ソリューション型などの無形商材は内容や魅力を伝えるのが難しいです。テレアポで営業をするなら、電話口で形のない商材の魅力を伝えなければいけません。新しい商材、あまり認知されていない概念などが加わると、より伝わりにくくなり、顧客にとって具体的なイメージを膨らませるのが難しくなります。

そこで、手紙を使えばわかりにくい商材でも、文面でまとめて商材の内容や魅力をわかりやすく伝えられます。一見、情報量が限られるように感じますが、文字にすると意外に多くのポイントをアピールできます。相手に合わせて、提案内容をパーソナライズすれば、より商材の魅力が響く手紙になります。

キーマンにアプローチできる

手紙は、キーマンにアプローチしやすいのがメリットです。事前にキーマンがわかっている場合は、送り主に直接送ることで、大手企業でもキーマンにアプローチすることができます。

他の手法では、キーマンにたどり着くまでに複数のステップを踏む必要があります。テレアポであれば、受付を突破できない、部署が複数あり引き継ぎが上手くいかない、担当者で止まってしまう、商談した相手がキーマンではなかったなど、いくつもの壁があります。

顧客に気持ちが伝わる

メールや問い合わせなどのアプローチが多いなか、手紙は顧客の目に止まりやすい手法です。一斉送信のダイレクトメールやテンプレート通りの問い合わせなどに比べて、自分のために手紙を書いてくれたことで、気持ちが伝わります。他社との差別化にもつながり、競合よりも印象づけることができます。

まとめ

手紙で営業をした場合にアポにつながる流れは、5つのパターンがあります。フォローコールで本人や秘書、担当者とつながることで、アポを獲得できる可能性が高いです。手紙営業には、わかりにくい商材を売りやすい、キーマンにアプローチできるなどのメリットがあり、他社との差別化にもつながります。手紙がアポにつながる流れやメリットを参考にして、手紙営業の導入を検討してみましょう。

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