今こそ法人営業に手紙を！メリットやポイント、シーン別文例を解説

法人営業に取り組んでいるものの、コロナ禍という状況もあって、思うように成果が出ていない企業も多いのではないでしょうか。営業ではアプローチ方法も重要になりますが、今こそ取り入れたい手法が手紙です。

今回は、法人営業で手紙を活用するメリットやポイント、シーン別文例などを詳しく解説します。営業手法の選定に悩んでいる企業や営業担当者の方はぜひ参考にしてみましょう。

法人営業に手紙を活用するメリット

デジタルなアプローチが主流な今、アナログな手紙を活用するのは果たして効果が出るのかと疑問に感じている方も多いでしょう。手紙だからこそ得られるメリットがあり、法人営業においても効果を期待できます。

以下で解説する2つのメリットを詳しくチェックしていきましょう。

・コロナ禍で関係づくりをするきっかけになる

・口頭で伝わりにくいサービスをわかりやすく伝えられる

コロナ禍で関係づくりをするきっかけになる

コロナ禍では、顧客への飛び込み営業や得意先への訪問など、これまでの営業活動が難しくなっています。テレワークに切り替わっている場合は、自社から顧客に電話かけることも難しいでしょう。

メールやSNSなどでアプローチすることはできますが、どの企業も使っている手法であり、インパクトには欠けます。数あるメールやSNSでのコンタクトに埋もれてしまうと、アプローチの機会を失ってしまうでしょう。

そこで手紙を利用すると、デジタルなアプローチと差別化でき、相手の目に留まりやすくなります。手書きでしたためた手紙であれば、メールやSNSよりも気持ちが伝わる可能性も高いです。気持ちが伝わることによって、オンラインでの商談や電話での問い合わせなど、コロナ禍でも関係が生まれるきっかけになるでしょう。

口頭で伝わりにくいサービスをわかりやすく伝えられる

扱っている商材によっては、口頭で伝えにくい場合があります。ソリューション型の無形商材や新規性の強いサービスは詳細を伝えるのが難しく、上手く説明できたとしても、相手にとっては具体的なイメージが湧かないこともあるでしょう。

その点、手紙は情報を整理して書くことができるので、口頭で伝わりにくいサービスもわかりやすく説明できます。手紙が届いたタイミングで、電話をすることによって、ある程度理解してもらった上でさらに詳しく話をすることも可能です。

法人営業で手紙を送るときのポイント

手紙を使った法人営業のメリットを解説しましたが、どのような手紙でも成果が出るというわけではありません。

法人営業で手紙を送るときの4つのポイントをおさえて、効果的な手紙で営業を行いましょう。

・1行目にこだわる

・手紙の種類に意図を持たせる

・売り込みのしすぎはNG

・顧客それぞれに合ったオリジナルの文章を入れる

1行目にこだわる

電話やメールでは、ビジネスマナーや習慣として、「お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇でございます」といった形式的な挨拶をすることが多いでしょう。

決して間違いではありませんが、手紙営業においてはいかに読み進めてもらうかが重要なので、1行目で心を掴むことが重要です。自分の人となりや近況などを1行目に書き、親近感を持ってもらうテクニックが効果を発揮するでしょう。

ただし、マナーを重んじる相手の場合には失礼に感じられる可能性があります。相手との関係性やスタンスなどに合わせて、1行目を工夫してみましょう。

手紙の種類に意図を持たせる

手紙を送る方法として、封筒やはがきなどの種類があります。会社で使用している会社入りの封筒や宛先が見える窓あき封筒などは一般的ですが、他の企業もそのような封筒を使っており、その他大勢に埋もれてしまいやすいです。

なぜその方法で手紙を送るのか、意図を持たせて送り方を工夫しましょう。例えば、和紙の封筒を使って高級感で差別化したい、透明封筒で中身が一目で分かるようにしたいなど、目的を明確にすることで、手紙で効果的なアプローチができるでしょう。

売り込みのしすぎはNG

法人営業に手紙を活用する際は、結果を出そうとするとつい売り込みになってしまいがちです。「ぜひ資料請求をお願いいたします」「ぜひ知り合いにも紹介させてください」などの言葉は必死な印象が伝わり、相手は白けてしまいます。

売り込みではなく、相手にとって有益な情報を提供するのがポイントです。自社にある知識やノウハウを生かして、お役立ち情報を提供し、信頼関係と作っていくことが成果につながっていきます。

顧客それぞれに合ったオリジナルの文章を入れる

手紙を顧客一人一人に書くのは手間がかかるので、テンプレートを作りたいと考えている方も多いでしょう。必ず伝えることはテンプレート化しても問題ありませんが、全体が形式的になってしまうと、せっかくの手紙もスルーされる可能性が高いです。

自分に向けて書かれていると思ってもらうために、顧客それぞれにパーソナライズしたオリジナルの文章を入れましょう。相手企業が関わる業界の動向に触れたり、ホームページを見て感銘を受けたことを伝えたりするなど、オリジナル感のある文章を書くのがポイントです。

法人営業で活用したい手紙の文例

法人営業に手紙を活用する際は、手紙のパターンに決まったものはなく、シーンに合わせて内容を変えてアプローチする必要があります。

5つのシーンで活用できる手紙の文例をご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

・新規開拓を目指す手紙の文例

・前回のコンタクトから間があいている方への手紙の文例

・提案後の手紙の文例

・契約後の手紙の文例

・営業を断られたときの手紙の文例

ご紹介する文例は、基本的な文例となっていますので、1行目にこだわる、相手にパーソナライズするなど、文例をベースにしてオリジナルの手紙にカスタマイズしましょう。

新規開拓を目指す手紙の文例

新規開拓を目指して、これまでコンタクトのない企業に手紙を送る際は、自分が何者かをしっかり伝えましょう。何者かわからない内容では、信頼を得ることが難しく、今後の展開につながっていきません。

また、初めてのコンタクトでいきなり売り込みをするのもNGです。関係づくりのきっかけとして初めての手紙を書きましょう。新規顧客へ送る手紙の文例は以下の通りです。

（時候の挨拶） はじめまして。面識がない中の突然のお手紙をお許しください。 私、〇〇株式会社の〇〇 〇〇と申します。弊社は、△△を取り扱う企業であり、▢▢などの商品を提供しております。 この度は、弊社の▢▢が（悩みや課題）といった悩みの解決に貢献できればと思い、お手紙を送らせていただきました。 もしご興味がございましたら、気軽にご連絡いただけると幸いです。何卒よろしくお願いいたします。 （結語）

前回のコンタクトから間があいている方への手紙の文例

既にコンタクトをとったことのある相手にアプローチするときにも手紙が効果的です。以前名刺交換をした方、以前提案し久しぶりに展示会でお会いした方など、送るタイミングは多くあります。

再度手紙でアプローチすることによって、ちょうどタイミングがあえば検討してもらうきっかけになるでしょう。

手紙の文例は以下の通りです。

（時候の挨拶） 〇〇株式会社の〇〇 〇〇と申します。突然のお手紙になってしまい申し訳ございません。 以前展示会でお会いしてから、長らくご無沙汰しております。弊社のサービスについてご紹介させていただきましたが、その後いかがでしょうか。 ご紹介させていただいた頃から、さらに実績を積み上げ、機能についてもブラッシュアップを加えておりますので、貴社のお役に立てるご提案ができると考えております。 もしご興味がございましたら、気軽にご連絡をいただけると幸いです。お手数をおかけしますが、何卒ご検討のほどよろしくお願いいたします。 （結語）

提案後の手紙の文例

電話やWeb商談などで提案を受けていただいたときは、感謝を込めて手紙を送りましょう。相手に丁寧な印象を与えることができ、商談を次にステップに進めたり、具体的な検討をするきっかけになったりすることを期待できます。

提案後に送りたい手紙の文例は以下の通りです。

（時候の挨拶） 〇〇株式会社の〇〇 〇〇でございます。 先日は貴重なお時間をいただき、提案させていただき誠にありがとうございました。ご提案させていただいた△△は、貴社の（悩み・課題）の解決の力になれると考えておりますので、ぜひ検討いただけると幸いです。 先日のご面談にて、（相手の名前）様の「（相手の言葉）」というお言葉がとても印象に残りました。もっと知りたいと思い、さっそく勉強を始めております。またお話をする機会をいただければとても光栄です。 取り急ぎ、書中にてお礼を申し上げます。 （結語）

契約後の手紙の文例

契約後のお礼の手紙も重要です。契約を取って終わりではなく、感謝を伝えつながりをつくることによって、継続利用や他の顧客の紹介などにつながっていきます。

契約後の手紙では、感謝と合わせて、今後のフォローについても触れましょう。契約後にフォローさせていただくことやフォローの担当などを記載しておくと、相手にとっては安心して取引することができます。

契約後の手紙の文例は以下の通りです。

（時候の挨拶） 〇〇株式会社の〇〇 〇〇でございます。この度は、弊社とご契約いただきまして誠にありがとうございました。ご契約いただいた△△は、貴社のお悩みや課題を解決することができます。 今後につきまして、私が契約後のフォローを担当させていただきますので、ご不明点がありましたら気軽にお問い合わせください。 今回、ご契約をいただいただけでなく、（相手の名前）様とやり取りさせていただいた中で、（成長できたこと）という点で私自身も大きく成長させていただきました。 今後とも末永くお付き合いさせていただけると幸いです。 取り急ぎ書中にてお礼を申し上げます。この度は本当にありがとうございました。引き続きよろしくお願いいたします。 （結語）

営業を断られたときの手紙の文例

手紙を送った後に反応があり、次のステップに進むこともあれば、お断りを受けることもあるでしょう。お断りを受けた場合、それっきりにするのではなく、手紙を送るのがおすすめです。

手紙の内容は、手紙を送らせていただいたことや提案をさせていただいたことなどのお礼に加えて、今後もし必要になったときは気軽に問い合わせしてくださいといったメッセージを含めましょう。実際に必要になったとき、一番に思い出してもらえるようになり、将来的な商談化を期待できます。

営業を断られたときの手紙の文例は以下の通りです。

（時候の挨拶） 〇〇株式会社の〇〇 〇〇でございます。 先日は手紙に対してご連絡いただき誠にありがとうございました。今回は、弊社の商品がお役に立つことはできませんでしたが、もし必要になった場合には気軽にお問い合わせいただけると幸いです。 また、今回の商談が（相手の名前）様のお役に立つことができていましたら嬉しく思います。 手紙に目を通していただいたこと、書中にてお礼を申し上げます。引き続きよろしくお願いいたします。 （結語）

まとめ

法人営業において、手紙はデジタルなアプローチと差別化でき、コロナ禍での関係づくりに効果的です。また、文章で伝えられるので、ソリューション型の商材や新規商材でも案内しやすくなります。

手紙営業で成果をあげるためには、1行目で心を掴む、手紙の種類に意図を持たせる、売り込みしすぎない、オリジナルの文章を入れるといったポイントを実践しましょう。文例も参考にして、シーンに合わせて手紙を営業に取り入れてみてください。