営業が覚えておくべき見積書・納品書・請求書の書き方。注意点も要チェック

営業の仕事は、電話でのアポイントや商談でのコミュニケーションだけではありません。予算を検討するための見積書や納品書、請求書などの書類作成も営業の仕事です。それぞれの書類は、ただ数字を並べたものではなく、成約するために欠かせない書類であるため、作成方法をしっかりおさえなくてはいけません。

本記事では、見積書・納品書・請求書の書き方をご紹介します。それぞれの書類の役割や作成するタイミングも解説するのでぜひ参考にしてみてくださいね。

見積書・納品書・請求書作成も営業の仕事

営業は、事前準備・アポイント・商談・受注、契約・アフターフォローといったステップに分かれます。リサーチやトークがメインの仕事になりますが、受注・契約のステップにおいては、書類作成も欠かせない仕事です。

主な書類は、見積書・発注書・納品書・受領書・請求書の5つで、発注内容の確認や納品時の控え、代金の請求などの役割を持っています。もし書類が欠けていたり、内容に不備があったりすると、再度提出や確認不足によるトラブル、最悪の場合契約が見送られる場合もあります。そのため、商談が上手くいったからといって気を抜かず、書類作成までしっかりと行うことが必要です。

見積書・納品書・請求書の順序とそれぞれの役割

書類はそれぞれに必要になるタイミングが異なり、順序があります。書類の書き方をご紹介する前に、書類の順序とそれぞれの役割について説明していきます。

1.見積書

見積書は、商談が進み具体的な契約内容を確認したいとき、顧客が複数社で相見積もりをしていて依頼されたときなどに必要になります。品目名や単価、個数などが記された書類で、何にどれだけのお金がかかるかを確認するために利用されます。

契約において、予算は必ず乗り越えなくてはいけない条件です。見積書で予算に合えばそのまま契約に進み、そうでなければ再検討となります。見積書をベースに費用をすり合わせていくことができるので、商談の検討材料として欠かせない書類です。顧客が相見積もりをしている場合、他社との比較材料になり、自社の商品・サービスを選んでもらえるかを左右する書類とも言えます。

また見積書には、契約内容を確認する役割もあります。契約内容を互いに確認することで、後になって「条件が違う」「その希望は聞いていない」などのトラブルも未然に防ぐことができます。

2.納品書

見積もり内容に合意し、発注を受けた段階で納品書が必要になります。商品・サービスに納品書を添えて納品を行い、取引が完了します。

また納品書と合わせて、受領書の作成・送付も必要です。受領書は、商品・サービスを受け取った顧客が内容を確認した上で、返送される書類となっています。希望通り商品・サービスが届いたことがわかり、後は請求を残すのみとなります。

3.請求書

請求書は、受領書が発行され、顧客に請求を行うステップで作成します。請求書の内容を再度確認し、支払いが行われます。支払いが完了した後に領収書を発行し、取引は終了です。

営業が知っておくべき見積書・納品書・請求書の書き方

見積書・納品書・請求書のタイミングと役割を理解したところで、それぞれの書き方を解説していきます。契約の検討、内容の確認など重要な役割があるので、しっかりおさえていきましょう。

見積書・納品書の書き方

見積書で書く必要があるのは、宛名・発行元・発行日・品目・個数・金額・備考の6つです。宛名には、顧客の企業名・担当部署・担当者名を「株式会社〇〇　〇〇部　〇〇様」のように記載します。

発行元は自社の企業情報を詳しく書きましょう。社名・所在地・電話番号・FAX番号を記載し、その下に発行日を書きます。合わせて見積書番号を記載しておくと、必要になったタイミングで探しやすいです。

品目・個数・金額は、商品・サービスそれぞれにいくらかかるか、合計でいくらになるかを記載する必要があります。品目は相手が見て一目でわかるように記載を工夫しましょう。

最後に備考欄ですが、必ず書く必要はなく、特にルールはありません。主な使い方としては、振込方法や振込手数料の負担などの補足説明、短い挨拶などがあるので、必要に合わせて記載しましょう。

見積書と納品書の記載項目はほとんど同じです。見積もりを検討後に変更があった場合は、決定した項目を反映し、書類のタイトルを納品書に変えて作成します。

請求書の書き方

請求書と見積書・納品書で共通する部分は、宛名・発行元・品目・個数・金額・備考で、加えて請求日や支払い期限、振込先の記載が必要です。

請求日は、いつの取引かを明確にするために必要な項目となっています。顧客と自社両方の確認・管理に必要な項目ですので、必ず記載しましょう。請求日の下に記載する支払い期限は、滞りなく支払いをしてもらうために必要です。

期限を設定しなかった場合、いつまでも支払われないなどトラブルが起きる可能性もあるので、未然にトラブルを防ぐことができます。備考欄を使って、延滞時の対応を記載しておくと、より支払いを確実にできるでしょう。

振込するために必要な振込先情報も記載する必要があります。銀行名・支店名・口座番号・名義を丁寧に記載することで、スムーズに支払いできるようになります。

書類作成・発行で注意すべきポイント

書類作成・発行する際には、いくつかの注意すべきポイントがあります。内容の不備や相手先のルールに沿っていないと、再発行が必要になることもあるので、注意点をおさえて書類作成・発行を行いましょう。

あらかじめ書式を確認する

見積書・納品書・請求書などの書類は、自社のフォーマットがあることがほとんどです。基本的には、自社フォーマットを使った作成で問題ありませんが、大企業や官公庁で書式が決められている場合があります。

書式に合っていないと、再発行が必要になるので、あらかじめ書式を確認しておきましょう。紙かPDFファイルかなど提出方法を指定される場合も確認が必要です。

捺印を忘れない

書類への捺印は、必須ではありませんが、印鑑を必須としている相手先もいます。捺印があることで、発行元が明確になること、書類が原本であることなどを証明できるので、安心して受領することができるメリットもあります。

特に請求書は支払いをする上で、捺印が安心感につながるため、義務はないものの捺印するようにルールを決めておくのが最適です。

すばやく書類を提出する

各書類は、然るべきタイミングですばやく提出することが必要です。納品書や請求書はタイミングが限定されますが、見積書は商談の進展や依頼のタイミングで必要になるので、タイミングを逃さないようにしましょう。

いつまでたっても見積書が提出されないとなると、商談自体がなくなりかねないので、スピーディーに作成することが大切です。

まとめ

営業にとって、見積書・納品書・請求書などの書類作成は大切な業務です。契約の検討や内容の確認などに使われ、条件のすり合わせや契約後のトラブル防止に欠かせません。内容の不備や書式の相違、捺印忘れなどは、再発行で手間がかかるので、それぞれの書類の書き方や注意点を参考に、しっかり内容を確認した上で、相手先に提出しましょう。