名刺管理による営業の効率化。メリットやツールによる効果を解説

展示会やセミナーなど手に入れる機会の多い名刺。名刺は営業のきっかけとなる大切なものですが、つい管理を怠ってビジネスチャンスを逃してしまっていることもあるのではないでしょうか。いただいた名刺を効果的にビジネスにつなげるためには、名刺管理が欠かせません。本記事では、名刺管理がもたらすメリットや名刺管理ツールの役割などをご紹介していきます。

営業の名刺管理にある問題点

まず営業の名刺管理でありがちな失敗や問題点をご紹介します。名刺の管理の仕方を思い出しながら、4つの具体例を見ていきましょう。

名刺を管理できずに放置してしまう

ビジネスの場でもらう機会が多い名刺ですが、日々の業務や抱えている案件で忙しく、管理できずに放置してしまう傾向があります。デスクの引き出しに名刺が溜まっていったり、デスクの上で名刺が散乱したりして、名刺の活用が難しくなります。当然名刺からアプローチをかけることができないので、せっかくのつながりを活かすことができません。

多くの名刺から必要な名刺が見つからない・紛失する

管理できていない名刺が増えてしまうと、いざというときに必要な名刺を見つけることができません。名刺の受け渡しで好感触だった顧客でも、コンタクトできなければチャンスを逃してしまいます。見つけられたとしても、名刺管理に時間をとられるため、効率的とは言えません。

場合によっては、誤って破棄していることもあるでしょう。完全にビジネスチャンスを逃しているので、非常にもったいないです。企業名や業種などで振り分けて、しっかり管理する必要があります。

やっと見つけた名刺も連絡先が変わっていた

すぐにアプローチできずに眠っていた名刺は、連絡先が変わっているかもしれません。担当者が変わっていることも考えられます。

担当者の役職や部署が変わっている場合も予想され、知らずに連絡をして失礼に取られる可能性もあるでしょう。最新の顧客情報を維持するために、名刺管理が不可欠です。

名刺管理やデータ化に時間・手間がかかる

名刺管理の役割を理解しているものの、管理方法によってはデータ化に時間・手間がかかり後回しになってしまうこともあるでしょう。

結果的に名刺の散乱や紛失につながるので、手間なく快適に管理できる方法に取り組む必要があります。名刺管理ツールや名刺管理アプリなどが効果的な方法に挙げられます。

名刺管理がもたらすメリット

名刺管理をすることによって、顧客情報をしっかり蓄積することができるので、ビジネスチャンスをつかめるようになります。どのようなメリットがあるか詳しくご紹介していきます。

顧客情報を蓄積できる

名刺管理を適切にすることによって、顧客情報を蓄積することができます。必要な名刺が見つからない、名刺がなくなっていたなどの問題点を解消でき、ビジネスにつなげられます。またその都度、最新の情報に更新することで、顧客情報が変わっていても柔軟に対応可能です。

顧客情報を共有できる

個人で名刺を管理している場合は、顧客情報も個人だけが知る情報になってしまいます。全体で名刺管理に取り組むことで、ファイルやソフトなどを見るだけで、顧客情報を共有することができます。

最新の顧客情報の確認や必要な名刺の検索などがしやすくなり、ビジネスチャンスを部署全体で把握できるようになります。

必要なときに顧客情報を確認できる

名刺管理によって、顧客情報がまとめられるので、必要な名刺を探す手間が削減されます。企業名や業種、担当者名などでカテゴリ分けをしていれば、より顧客情報にアクセスしやすくなり、リード獲得に向けた営業活動がスムーズになります。

名刺管理ツールで効率的な名刺管理を実現

名刺管理の方法には、ファイリングや名刺管理ソフトの利用などの方法があります。中でも名刺管理ツールは、名刺情報のデータ化や検索にすぐれていて、活用をおすすめしたい方法です。名刺管理ツールを活用するメリットをご紹介していきます。

名刺を簡単にデータ化できる

名刺管理ツールは、名刺のスキャンや撮影で簡単に顧客情報をデータ化することができます。名刺管理ツール「ホットプロファイル」を例に挙げると、スキャンまたは撮影した写真をシステムで登録すると、オペレーターが入力を行い、名刺データがデータベースに格納されるという仕組みです。

また名刺をただ保存するだけでなく、業種や企業規模、従業員数など細かい情報まで付与されるので、名刺がより有益な情報に変身します。データ化の手間を減らしつつ、活用しやすくしてくれる便利な機能です。

必要な名刺をすぐに検索できる

データ化した名刺は、システムにアクセスすることで検索できるので、Webだけでなく、スマートフォンやタブレット端末からもすぐに検索可能です。外出先で名刺が必要になったときなどでも、場所を問わず名刺情報を得られます。

検索については、条件設定ができるので、探している名刺を見つけやすいです。企業の属性などを指定して検索することで、アプローチしたい名刺がすぐ確認できます。

顧客の人脈が明らかになる

蓄積された名刺情報によって、顧客の持っている人脈が明らかにできます。ある企業に対して、いくつかの名刺が集まると、営業担当者のメンバーや上司が見えてきて、決裁権を持っている人物に近づきやすくなります。

また顧客の企業内人脈だけでなく、顧客が関わっている企業とのつながりが見えてくることもあります。提案に行き詰ってしまったときなどに参考にすることで、無駄なアプローチを省き、決裁者に直接働きかけることができます。

情報漏洩のリスクが減る

名刺管理を個人に委ねている場合、名刺が外部に出てしまったり、転職先で利用されたりするなど、情報漏洩のリスクがあります。

名刺管理ツールで管理することによって、組織で情報を管理することができるので、不正な持ち出しや漏洩を防ぐことができます。情報の保護は、企業の信用にも関わるため、名刺管理で重視したいポイントです。

まとめ

名刺管理に力を入れることによって、名刺を探す手間や紛失のリスクをなくし、名刺をビジネスのきっかけにすることができます。名刺管理ツールを使った方法では、名刺のデータ化が簡単で、検索がしやすいので、名刺を快適かつ効果的に営業に活かせるようになります。貴重なビジネスのきっかけである名刺を適切に管理し、顧客獲得につなげましょう。